発注と仕入
緊急手配記録表（Excel・無料）
通常のルート以外で急いで手配したときの、理由と追加費用を残します。
Excel（エクセル）形式 ／ 更新日 2026-08-28
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どのような場面で使いますか
欠品や急な受注で、いつもと違う入手先や特急便を使ったときに書きます。追加費用と要した日数がたまると、「発注点を直したほうが安い」かどうかを金額で判断できます。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 発生日
- 管理番号
- 品名
- 必要数
- 必要な理由（選択：欠品／急な受注／不良の発生／発注漏れ／数量の見込み違い）
- 通常の入手先
- 今回の入手先
- 手配方法（選択：他社から購入／他拠点から移送／代替品／空輸・特急便／客先支給）
- 追加費用
- 入手日
- 要した日数（自動計算）
- 承認者
- 再発防止
- 状態（選択：手配中／入手済／断念）
Excel画面のプレビュー
まっさらな入力用と記入例を表示しています。伏せている箇所はありません。どちらも同じファイルに入っています。
まっさら版（編集用）
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 緊急手配記録表 | |||||||||||||
| 2 | 在庫板｜通常のルート以外で急いで手配したときの、理由と追加費用を残します。 | |||||||||||||
| 3 | 急ぎで手配したあとにすること（記入の前に読む） ・承認者を決めてから手配する。金額が大きくなるのは、たいてい急ぎの手配。 ・追加費用を必ず書く。書かないと、急ぎの手配が安く済んだように見える。 ・再発防止の欄を空にしない。同じ品で何度も急ぐなら、発注点か在庫量のほうを直す。 | |||||||||||||
| 4 | 発生日 | 管理番号 | 品名 | 必要数 | 必要な理由 | 通常の入手先 | 今回の入手先 | 手配方法 | 追加費用 | 入手日 | 要した日数 | 承認者 | 再発防止 | 状態 |
| 5 | ||||||||||||||
| 6 | ||||||||||||||
| 7 | ||||||||||||||
| 8 | ||||||||||||||
| 9 | ||||||||||||||
| 10 | ||||||||||||||
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 緊急手配記録表の使い方 | |||||
| 2 | ||||||
| 3 | 項目 | 内容 | ||||
| 4 | 1 | 「入力用」シートへ実際のデータを入力します。 | ||||
| 5 | 2 | 灰色のセルは自動計算欄です。数式を消さずに使います。 | ||||
| 6 | 3 | 区分や担当者は自社の呼び方に変更できます。 | ||||
| 7 | 4 | 不要な列は、実際に運用してから削除します。 | ||||
| 8 | 5 | 記入の仕方は「記入例」シートを見てください。 | ||||
| 9 | ||||||
| 10 | 利用上の注意 | |||||
| 11 | この様式は、一般的な在庫・棚卸・発注・入出庫の業務をもとに作成した参考様式です。法令で定められた様式ではありません。 社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先して調整してください。 作成・更新：在庫板（合同会社商陣 https://syojin.com info@syojin.com） | |||||
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▼ の欄はドロップダウンから選べます。うすく色を敷いた行が、記入する欄です。
記入例
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 緊急手配記録表 【記入例】 | |||||||||||||
| 2 | 在庫板｜通常のルート以外で急いで手配したときの、理由と追加費用を残します。 | |||||||||||||
| 3 | 急ぎで手配したあとにすること（記入の前に読む） ・承認者を決めてから手配する。金額が大きくなるのは、たいてい急ぎの手配。 ・追加費用を必ず書く。書かないと、急ぎの手配が安く済んだように見える。 ・再発防止の欄を空にしない。同じ品で何度も急ぐなら、発注点か在庫量のほうを直す。 | |||||||||||||
| 4 | 発生日 | 管理番号 | 品名 | 必要数 | 必要な理由 | 通常の入手先 | 今回の入手先 | 手配方法 | 追加費用 | 入手日 | 要した日数 | 承認者 | 再発防止 | 状態 |
| 5 | 2026/08/27 | Q-007 | ベアリング6205 | 4 | 不良の発生 | 仕入先A | 商社B | 他社から購入 | 18,000 | 2026/08/28 | 工場長 | 受入検査で全数確認する | 入手済 | |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 入力用 ／ 記入例 ／ 使い方 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14KB |
| 更新日 | 2026-08-28 |
入力方法
- 急いだ理由を必ず選びます。「発注漏れ」が続くなら、緊急手配の問題ではなく発注の運用の問題です。
- 追加費用を金額で残します。通常発注との差額が、そのまま慌てた分の値段です。
- 再発防止に、次に同じことを起こさないためのやり方を1文で書きます。
緊急手配記録表で抜けやすい項目
一般には、次の3つが後から足されることの多い項目です。緊急手配記録表には最初から入れてあります。
- 追加費用（急いだ代償が見えず、毎回同じことを繰り返します）
- 必要な理由（在庫の持ち方を直すべきかの判断ができません）
- 承認者（現場の判断だけで高い買い物が積み上がります）
利用上の注意
ご利用の前にお読みください
- 掲載している内容は、一般的な在庫・棚卸・発注・入出庫の業務をもとに作成した参考例です。法令で定められた様式ではありません。
- 実際の業務内容に応じて調整してください。自社の評価制度・就業規則・社内規程がある場合は、そちらを優先してください。
- 内容は更新することがあります。このページの更新日（2026-08-28）をご確認ください。
- 本様式の利用によって生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いません。
緊急手配記録表の使い方を解説した記事
この様式をどの段階で使うか、何を基準に判断するかは記事にまとめています。