緊急手配を記録する理由 - 追加費用の出どころを見る
間に合わないので、いつもの仕入先ではなく近くの商社から定価で買った。特急便で送ってもらった。その場では正しい判断ですが、記録が残らないと、なぜ費用が増えたのかが誰にも分かりません。
緊急手配は無くせません。無くそうとすると、現場が止まります。ただ、記録が無いと「材料費が上がった」としか見えず、原因に手が打てません。この記事では、緊急手配の記録を、費用の出どころを見るための仕組みとして整理します。納期が遅れたときの動きは納期遅延への対応にまとめました。
この記事の内容（10項目）
- 緊急手配を記録する目的
- 費用は積み上がってから気づく
- 緊急手配をゼロにしない
- 判断を速くするためでもある
- 緊急手配の記録に書くこと
- 理由は選択式にする
- 差額はあとで計算する
- 1件2分で書ける形にする
- 承認の形を決めておく
- 事後承認の範囲を決める
- 承認者が捕まらない場合を決めておく
- 既存の決裁規程に乗せる
- 緊急手配が起きる4つの原因
- いちばん多い原因から手を打つ
- 社内が原因のものと社外が原因のものを分ける
- 急な変更は情報の流れの問題
- 費用を集計して比べる
- 在庫を厚くする費用と比べる
- 繁忙期に集中しているなら、事前の手配を厚くする
- 1つの案件に偏っているなら、見積りを見直す
- 代替品の使用と一緒に見る
- どちらを選ぶかは費用と仕様で決まる
- 合計で見ると欠品の費用が分かる
- 止まった時間も記録に残せるとよい
- 記録を続けるための工夫
- 件数を目標にしない
- 集計の結果を返す
- 緊急手配は必要な行動として扱う
- 急ぎで頼める先を平常時に作っておく
- 口座が無いと現金購入になる
- 仕入先の台帳に「急ぎに強い」を書いておく
- 費用の目安も知っておく
- 緊急手配の記録でつまずきやすい3つ
- その1：理由が自由記入になっている
- その2：承認を待たないと手配できない
- その3：集計していない
- よくある質問
緊急手配を記録する目的
緊急手配の記録は、承認のためだけのものではありません。3つの目的があります。
| 目的 | 何が分かるか |
|---|---|
| 費用の出どころを見る | 材料費の増加のうち、どれだけが緊急手配によるものか |
| 原因の傾向を見る | 発注の遅れなのか、納期の遅れなのか、急な変更なのか |
| 在庫の判断に返す | 緊急手配が多い品目は、在庫を厚くしたほうが安い |
費用は積み上がってから気づく
1件で数千円から数万円の追加費用は、その場では小さく見えます。年間で集計すると、在庫を厚くする費用を上回っていることがあります。記録が無いと、この比較ができません。
緊急手配をゼロにしない
記録を取ると、緊急手配を減らす圧力がかかります。ただ、作業が止まる損失のほうが大きい場面では、緊急手配が正しい判断です。記録の目的は止めることではありません。
判断を速くするためでもある
承認の基準が決まっていれば、緊急手配の判断はその場でできます。記録と承認の形が決まっていること自体が、現場を速くします。
緊急手配の記録に書くこと
急いでいる場面で書くものなので、項目は絞ります。あとから足せるものは、あとで構いません。
| 項目 | いつ書くか | 使いどころ |
|---|---|---|
| 日付・案件 | その場 | どの案件のためだったか |
| 品目・数量 | その場 | 頻度の高い品目が分かる |
| 手配先 | その場 | 急ぎに使える先が分かる |
| 理由 | その場。選択式でよい | 原因の傾向が見える |
| 通常との差額 | あとで | 費用の集計に使う |
| 承認者 | その場か事後 | 手続きとして成立させる |
理由は選択式にする
自由記入にすると書かれません。発注遅れ・納期遅延・急な数量変更・見込み違い・不良発生のように選択肢を作っておくと、その場で丸を付けるだけになります。
差額はあとで計算する
急いでいる場面で金額の比較はできません。手配先と単価だけ書いておいて、通常との差は事務側で計算する形にします。
1件2分で書ける形にする
緊急手配の記録は、忙しいときにしか発生しません。書くのに5分かかる様式は、まず埋まりません。2分で終わる量に抑えます。
承認の形を決めておく
緊急手配は、承認を待っていると意味がなくなります。事前と事後の線を決めておきます。
事後承認の範囲を決める
金額がこの範囲なら先に手配してよい、という線があると、現場が動けます。この線が無いと、承認を待つあいだに作業が止まります。
承認者が捕まらない場合を決めておく
夜間や休日に緊急手配が必要になることがあります。誰に連絡するか、連絡が付かない場合はどうするかを先に決めておきます。
既存の決裁規程に乗せる
緊急手配のために新しい規程を作る必要はありません。購買の決裁規程に「緊急時は事後承認可」の一文を足すだけで足ります。
緊急手配が起きる4つの原因
記録がたまると、原因の内訳が見えてきます。原因によって手当ての場所が変わります。
| 原因 | 見分け方 | 手を打つ場所 |
|---|---|---|
| 発注が遅れた | 在庫が発注点を割ってから発注までに日数がある | 在庫の確認頻度。発注点の設定 |
| 納期が遅れた | 発注は適時。入荷が回答より遅い | リードタイムを実績に直す。仕入先の見直し |
| 急な数量変更 | 案件の途中で必要量が増えた | 営業や設計との情報共有 |
| 見込み違い | 使用量が想定より多かった | 使用実績を取って原単位を直す |
いちばん多い原因から手を打つ
4つのうち、件数のいちばん多いものに1つだけ手を打ちます。発注遅れが多いなら、在庫を見る頻度を上げるのがいちばん効きます。
社内が原因のものと社外が原因のものを分ける
発注遅れと見込み違いは社内、納期遅延は社外です。この内訳が分かると、どちらに時間を使うかが決まります。社内の原因のほうが手を打ちやすくなります。
急な変更は情報の流れの問題
案件の途中で必要量が増えるのは、情報が調達に届くのが遅いからです。変更が決まった時点で調達へ伝わる経路を作ると、緊急手配にならずに済みます。
費用を集計して比べる
緊急手配の記録がたまったら、年に1回集計します。ここで初めて判断ができます。
| 集計する切り口 | 分かること |
|---|---|
| 品目ごとの緊急手配の回数と差額 | 在庫を厚くしたほうが安い品目 |
| 原因ごとの件数と金額 | どこに手を打つと効くか |
| 月ごとの推移 | 繁忙期に集中していないか |
| 案件ごとの金額 | 特定の案件に偏っていないか |
在庫を厚くする費用と比べる
ある品目で年5回、1回1万円の追加費用が出ているなら、年5万円です。その品目の在庫を10個増やす費用と比べると、どちらが安いかが分かります。
繁忙期に集中しているなら、事前の手配を厚くする
特定の時期に緊急手配が集中するなら、その前に発注を厚くしておくだけで減ります。記録があると、この時期が特定できます。
1つの案件に偏っているなら、見積りを見直す
特定の案件で緊急手配が繰り返されているなら、その案件の見積りや工程に無理があります。次の同種の案件で条件を変える材料になります。
代替品の使用と一緒に見る
緊急手配と代替品の使用は、同じ場面から生まれます。並べて見ると全体が分かります。
緊急手配
本来の品目を、急いで手に入れる。費用が増える。
仕様は変わらない。
代替品の使用
別の品目で代える。承認が要ることがある。
仕様が変わる可能性がある。
どちらを選ぶかは費用と仕様で決まる
仕様を変えられないなら緊急手配、費用を抑えたいなら代替品。その場で選ぶ判断ですが、どちらも記録は残します。代替品の扱いは欠品したときの代替品対応で扱っています。
合計で見ると欠品の費用が分かる
緊急手配の費用と、代替品による差額を足すと、欠品が年間いくらの費用になっているかが見えます。この数字があると、発注点や安全在庫を見直す相談ができます。
止まった時間も記録に残せるとよい
作業が止まった時間まで書けると、判断がさらに正確になります。難しければ「止まった・止まらなかった」の2択だけでも残しておくと役に立ちます。
記録を続けるための工夫
緊急手配の記録は、責められる材料に見えるため、放っておくと上がらなくなります。
| 止まる理由 | 続く形 |
|---|---|
| 書くと責められる | 原因は仕組みの言葉で書く。個人名を書かない |
| 書くのに時間がかかる | 理由を選択式にする。差額は事務側で計算する |
| 承認を待つと間に合わない | 事後承認の範囲を決めておく |
| 書いても何も起きない | 年1回、集計の結果を共有する |
件数を目標にしない
緊急手配の件数を減らす目標を立てると、記録されない緊急手配が増えます。数字が良くなったように見えて、実態は見えなくなります。
集計の結果を返す
年に1回、集計した結果を関係者に共有します。「この品目の在庫を厚くしたら緊急手配が減りました」という話が返ると、記録に意味が生まれます。
緊急手配は必要な行動として扱う
止まる損失を避けるための正しい判断です。記録は責めるためではなく、次に減らすためだと伝えると、正直な記録が残ります。
急ぎで頼める先を平常時に作っておく
緊急手配の記録を取ると、急ぎのときにどこへ頼んでいるかが見えてきます。ここを平常時に整えておくと、費用が下がります。
| 準備すること | 効き方 |
|---|---|
| 急ぎに強い仕入先を把握する | 探す時間が消える |
| 近隣の商社や小売の連絡先を持つ | その日のうちに手に入る先が分かる |
| 特急便の手配方法を決めておく | 運送の手配で迷わない |
| 取引の口座を先に開いておく | 初めての先だと支払いの手続きで止まる |
口座が無いと現金購入になる
急ぎで初めての先から買おうとすると、支払いの手続きで時間を取られます。候補になる先とは、平常時に口座を開いておくと、緊急時にすぐ動けます。
仕入先の台帳に「急ぎに強い」を書いておく
どこが急ぎに対応してくれるかは、経験から分かってきます。仕入先の台帳の備考に書いておくと、担当が替わっても引き継がれます。
費用の目安も知っておく
特急便がいくらかかるかを知らないと、判断ができません。過去の緊急手配の記録から、おおよその金額を把握しておくと、その場で比較できます。
緊急手配の記録でつまずきやすい3つ
その1：理由が自由記入になっている
急いでいる場面で文章は書けません。発注遅れ・納期遅延・急な数量変更・見込み違い・不良発生の選択式にすると、その場で丸を付けるだけになります。
その2：承認を待たないと手配できない
承認を待つあいだに作業が止まると、記録より前に問題が起きます。金額で線を引いて、事後承認の範囲を決めておきます。既存の決裁規程に一文を足すだけで足ります。
その3：集計していない
記録を取るだけで見返さないと、紙が溜まるだけになります。年に1回、品目ごとと原因ごとに集計すると、在庫を厚くしたほうが安い品目が見つかります。
緊急手配の記録は、緊急手配をなくすためのものではありません。増えた費用がどこから来ているかを見えるようにして、翌年の在庫と発注の判断に返すための記録です。
よくある質問
- Q. 緊急手配の記録には、何を書けばいいですか？
- 日付と案件、品目と数量、手配先、理由、承認者の5つをその場で書きます。理由は選択式にしてください。通常との差額は急いでいる場面では計算できないので、事務側であとから計算する形にすると、1件2分で書けます。
- Q. 緊急手配のたびに承認を取るのは現実的ではありません。
- 金額で線を引いて、事後承認の範囲を決めておいてください。少額は担当の判断で手配して記録だけ、中額は口頭承認で事後に記録、高額は事前承認、という形です。緊急用の新しい規程は作らず、購買の決裁規程に一文を足せば足ります。
- Q. 緊急手配の件数を減らす目標を立てるのはどうですか？
- 件数を目標にすると、記録されない緊急手配が増えます。数字は良くなったように見えて、実態は見えなくなります。件数ではなく、原因ごとの内訳を見て、いちばん多い原因に1つだけ手を打つほうが結果的に減ります。
- Q. 記録した費用は、どう使えばいいですか？
- 年に1回、品目ごとに緊急手配の回数と差額を集計してください。ある品目で年5回、1回1万円の追加費用が出ているなら年5万円です。その品目の在庫を増やす費用と比べると、どちらが安いかが判断できます。
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