欠品したときの代替品の承認 - 要る場面の線引きと、客先承認・記録の取り方

この記事の内容（12項目）

1. 代替品の承認が要るかどうかを先に見分ける
2. 図面や仕様書に品番が書いてあるかを見る
3. 「同等品」の判断を現場に任せない
4. 止まる損失も一緒に伝える
5. 代替品を探すときに確かめること
6. 現物合わせで済ませない
7. 代替品自体の入手時期も確認する
8. 単価の差を先に出しておく
9. 承認を取るときの伝え方
10. 違うところだけを書く
11. 回答の期限を書く
12. 客先の承認はメールなど形の残るもので取る
13. 代替品を使ったことを記録する
14. 案件が終わってからでは思い出せない
15. 成果物に残るものは特に丁寧に
16. 費用の差を集計する
17. 平常時に代替品を決めておく
18. 止まると困る品目から20点だけ
19. 登録の時点で承認を取っておく
20. 年に1回、登録内容を見直す
21. 代替品を使う場面そのものを減らす
22. 同じ品目で3回代替を使ったら、根本を見る
23. 設計や営業にも数字を返す
24. 廃番の連絡は在庫の確認と一緒に
25. 代替品を使ったあとの後始末
26. 元の発注をどうするか決める
27. 使わなかった代替品の在庫を戻す
28. 案件が終わったら記録を閉じる
29. 代替品対応でつまずきやすい3つ
30. その1：先に使ってから報告する
31. その2：口頭の了解で済ませる
32. その3：使ったことを記録しない
33. 代替品の承認にかかわる最近の動き（2026年10月時点）
34. 代替品の承認に出てくる用語
35. 代替品の承認と一緒に押さえておきたいこと
36. 「同等品」の中身が決まっていないと、中等の品質が基準になる
37. 代替品が契約に合わなかったら、作り直しや取り替えを求められることがある
38. 建設工事では、欠品のおそれを契約前に伝えておく
39. 代替品で費用が変わったら、差額の負担を協議して残す
40. よくある質問

代替品の承認が要るかどうかを先に見分ける

すべての代替品に承認が要るわけではありません。線を先に決めておくと、現場が止まりません。

図面や仕様書に品番が書いてあるかを見る

代替品の承認で最初に確認するのは、ここです。品番が指定されていれば、こちらの判断で代えることはできません。指定が「同等品可」となっている場合でも、何をもって同等とするかは確認が必要です。

「同等品」の判断を現場に任せない

見た目が同じでも、材質や耐久性が違うことがあります。同等かどうかを決めるのは、現場ではなく技術か品質の担当という分担にしておくと、あとで揉めません。

止まる損失も一緒に伝える

承認を求めるとき、代替品の情報だけを出すと判断が遅れます。使わない場合に何がいつまで止まるかを一緒に書くと、決める側が判断できます。

代替品を探すときに確かめること

代替品の承認を取る前に、こちらで確かめておく項目があります。ここが埋まっていないと、承認する側が判断できません。

現物合わせで済ませない

寸法が合うから使える、とは限りません。数値で確認できるものは数値で確認するのが原則です。カタログの品番が分かれば、その場で照合できます。

代替品自体の入手時期も確認する

代替品に決めたのに、それも1週間かかる。よくある展開です。手元にあるか、すぐ届くかを先に確かめてから提案します。

単価の差を先に出しておく

代替品のほうが高い場合、その差を誰が負担するかが問題になります。金額を先に出しておくと、承認と一緒に決められます。緊急で手配する場合の追加費用も同じです。

承認を取るときの伝え方

代替品の承認は、急ぎの場面で求めることが多くなります。決める側がすぐ判断できる形にします。

違うところだけを書く

代替品の仕様を全部書くと、読む側が違いを探すことになります。本来の品目と何が違うかだけを1〜2行で書くと、判断が速くなります。

回答の期限を書く

いつまでに答えが要るかが書いていないと、後回しになります。「本日15時までに回答がない場合は作業を止めます」まで書くと、優先度が伝わります。

客先の承認はメールなど形の残るもので取る

電話で了解をもらっただけだと、あとで認識が食い違うことがあります。了解の内容を書いて送り、返信をもらう形にしておくと、記録として残ります。

代替品を使ったことを記録する

代替品の承認が取れて作業が進むと、記録が後回しになります。ここを残さないと、あとで何を使ったか分からなくなります。

案件が終わってからでは思い出せない

代替品を使ったことは、その場では全員が知っていますが、半年後には誰も覚えていません。使った日のうちに1行書くのが確実です。書くのは30秒で足ります。

成果物に残るものは特に丁寧に

製品や構造物に組み込まれる部材の場合、あとから確認を求められることがあります。承認の記録と、どのロットを使ったかを結びつけておくと、その場で答えられます。

費用の差を集計する

1件ずつは小さくても、年間で見ると金額になります。代替品の使用と緊急手配の費用を並べて年に1回見ると、在庫を厚くしたほうが安い品目が見つかります。緊急手配の記録は緊急手配を記録する理由で扱っています。

平常時に代替品を決めておく

欠品してから代替品を探すと、時間がありません。止まると困る品目については、平常時に調べておくのがいちばん効きます。

止まると困る品目から20点だけ

全品目に代替品を用意する必要はありません。欠品したときに作業が止まる品目を20点選んで、それだけ調べておくと、慌てる場面のほとんどが片づきます。

登録の時点で承認を取っておく

平常時に調べた同等品について、あらかじめ承認を得ておくと、欠品時はその場で使えます。急ぎでない場面のほうが、丁寧に判断してもらえます。

年に1回、登録内容を見直す

メーカーの廃番や規格変更で、登録した代替品が使えなくなることがあります。年に1回、登録した品番がまだ入手できるかを確かめます。いざというときに使えないと、意味がありません。

代替品を使う場面そのものを減らす

代替品の承認が頻繁に必要になっているなら、その手前に原因があります。

同じ品目で3回代替を使ったら、根本を見る

代替品の記録がたまると、同じ品目が繰り返し出てきます。その品目は、在庫を厚くするか、標準の品番を変えるかを検討する時期です。

設計や営業にも数字を返す

入手性の低い規格が指定されていることが、代替品の原因になっている場合があります。年間の代替使用の件数と費用を示すと、次の設計や見積りで考慮してもらえます。

廃番の連絡は在庫の確認と一緒に

メーカーから廃番の連絡が来たら、後継品を登録すると同時に、手元の在庫数と最後の発注のタイミングを確認します。最終発注の機会を逃すと、そこから代替品を探すことになります。

代替品を使ったあとの後始末

代替品で急場をしのいだあと、元の品目の手配が宙に浮くことがあります。ここまでを1組にします。

元の発注をどうするか決める

代替品で足りたのに、元の発注をそのままにしておくと、遅れて届いた分が過剰在庫になります。代替品を使うと決めた時点で、元の注文を取り消すか残すかを決めます。注文残の一覧を見ながら判断します。

使わなかった代替品の在庫を戻す

念のため多めに手配した代替品が残ることがあります。使わなかった分は在庫に戻して、通常の品目として管理します。そのまま現場に置いておくと、次の棚卸で正体不明の在庫になります。

案件が終わったら記録を閉じる

代替品の記録は、承認だけでなく実際に使った数量まで書いて閉じます。ここが埋まっていると、年間の代替使用の集計がそのまま出せます。

代替品対応でつまずきやすい3つ

その1：先に使ってから報告する

作業を止めたくない気持ちは分かりますが、図面や仕様書で指定されている品目を無断で代えると、作り直しになることがあります。承認が要る場面と要らない場面の線を先に決めておくと、現場が判断できます。

その2：口頭の了解で済ませる

電話で了解をもらっただけだと、あとで認識が食い違います。了解の内容を書いて送り、返信をもらうだけで記録になります。急ぎでも、この1通は送れます。

その3：使ったことを記録しない

その場では全員が知っていても、半年後には誰も覚えていません。使った日のうちに1行書くと、あとから確認を求められたときに答えられます。同じ場面で再び使うときの材料にもなります。

代替品の承認は、急ぎの場面で必要になります。だからこそ、要るか要らないかの線と、平常時の登録を先に用意しておくと、その場で迷わずに済みます。

代替品の承認にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

代替品の承認の手順そのものを決めた法令はありません。ただ、資材が手に入りにくいときの契約のルールと、費用が変わったときの代金の協議のルールが、2024年から2026年にかけて変わりました。一次情報で確かめられたものを日付順に並べます。

代替品の承認で効いてくるポイントは、欠品のおそれを早めに伝えた記録と、代替品で変わった費用を協議した記録の2つです。どちらも、承認の記録と同じ表に1行で残せます。

出典：建設業法（e-Gov法令検索）、建設業法・入契法改正（令和6年法律第49号）について（国土交通省）、製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（e-Gov法令検索）、委託事業者の禁止行為（公正取引委員会）

確認日は2026年10月3日です。建設工事の契約変更は国土交通省の地方整備局か都道府県の建設業の窓口、取適法にあたる取引かどうかは公正取引委員会か中小企業庁の相談窓口にご確認ください。

代替品の承認に出てくる用語

代替品の承認では、現場の言葉と、品質の規格や契約のルールの言葉が混ざります。出どころと一緒に並べます。

代替品の承認で取り違えやすいのは、特別採用は「できてしまった不適合品を使ってよいか」、代替品の承認は「使う前に仕様を外れてよいか」という違いです。社内の様式で同じ欄にまとめていても、どちらの承認かは書き分けておくと、あとで経緯を追えます。不適合品の特別採用の流れは不良品を見つけたときの流れで扱っています。

代替品の承認と一緒に押さえておきたいこと

代替品の承認を調べると、部品の代替品の検索ツールや商社の在庫検索が多く出てきます。ここでは、承認を取る側が契約の場面で困りやすい点を4つ置きます。

「同等品」の中身が決まっていないと、中等の品質が基準になる

民法では、品物を種類だけで指定して品質を決められないとき、引き渡す側は中等の品質の物を渡すこととされています（民法第401条第1項）。言い換えると、「同等品可」とだけ書かれた発注では、何が同等かは後から争いになりやすいということです。代替品の承認を取るときは、「材質・寸法・強度は本来の品目と同じ」のように、何を同じとみなしたかを承認の記録に1行で残します。

代替品が契約に合わなかったら、作り直しや取り替えを求められることがある

引き渡した物が種類・品質・数量について契約の内容に合わないとき、買主は修補、代替物の引渡し、不足分の引渡しを求めることができるとされています（民法第562条第1項）。この考え方は請負などの有償契約にも準用されます（民法第559条）。客先の承認を取らずに代替品を組み込むと、仕様に合わないものとして取り替えを求められることがあるのは、このためです。客先の承認をメールなど形の残るもので取るのは、この場面への備えです。

建設工事では、欠品のおそれを契約前に伝えておく

2024年12月からは、主要な資材の供給が著しく減るおそれがあると認めるとき、建設業者は契約を結ぶまでに注文者へ通知することとされています（建設業法第20条の2第2項）。通知しておいた事象が実際に起きれば、工事内容や代金の変更の協議を申し出ることができます。入りにくい資材は見積りの段階で伝え、代替品の候補もあわせて示しておくと、欠品したときの承認が速くなります。工事監理をする建築士から設計図書のとおりに施工するよう求められたときに従わない理由がある場合は、注文者に理由を報告することとされています（同法第23条の2）。納期が遅れたときの動き方は納期遅延への対応にまとめています。

代替品で費用が変わったら、差額の負担を協議して残す

製造や加工を委託していて、受ける側が取適法の中小受託事業者にあたる場合、委託する側は発注の内容を書面か電子メールなどで明示することとされています（取適法第4条）。代替品への切り替えで給付の内容や費用が変わったときも、変わった内容と差額の負担を書いて送り、合意した記録を残す形にしておくと、協議に応じなかったと受け取られる心配がありません（第5条第2項第4号）。発注書面の注意は緊急手配を記録する理由で、欠品そのものを減らす発注点の決め方は欠品と過剰在庫を防ぐ方法で扱っています。

よくある質問

Q. 代替品を使うのに、いつも承認が必要ですか？

場面によります。同一品番でロットが違うだけなら承認は不要ですし、社内で同等品として登録済みのものも記録だけで足ります。一方、図面や仕様書で品番が指定されている場合は客先の承認が必須です。この線を先に決めておくと現場が迷いません。

Q. 「同等品」かどうかは誰が判断すればいいですか？

現場ではなく、技術か品質の担当が判断する分担にしておくのが安全です。見た目や寸法が同じでも、材質や耐久性が違うことがあります。判断した記録を残しておくと、次に同じ場面が来たときにそのまま使えます。

Q. 客先の承認は電話でもらってよいですか？

電話で了解をもらった場合も、内容を書いて送り、返信をもらう形にしてください。あとで認識が食い違ったときに、口頭だけでは根拠になりません。急ぎの場面でも、承認内容を1通送ることはできます。

Q. 代替品を毎回探すのが大変です。何かできることはありますか？

欠品したときに作業が止まる品目を20点ほど選んで、平常時に同等品を調べて登録しておいてください。登録の時点で承認まで取っておけば、欠品時はその場で使えます。年に1回、登録した品番がまだ入手できるかを確認します。

本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-10-03時点のものです。