相見積もりの比較方法 - 同じ条件に揃えてから選ぶ
3社から見積りを取ったが、そのまま並べても比べられない。数量の単位が違う、送料の扱いが違う、納期の前提が違う。相見積もりの比較で時間がかかるのは、比べる作業ではなく、比べられる形に揃える作業です。
揃っていない見積りを金額だけで選ぶと、あとから追加費用が出て結局高くつくことがあります。この記事では、相見積もりの比較方法を、条件を揃えるところから選んだ理由を残すところまで整理します。仕入先の情報そのものの整理は仕入先の管理にまとめました。
この記事の内容（10項目）
- 相見積もりの比較は、依頼のときに決まる
- 同じ文面で依頼する
- 回答の期限を書く
- 相見積もりであることを伝えるかは場合による
- 揃えてから並べる
- 1個あたりの単価に直す
- 最低発注数の違いに注意する
- 一度きりの費用を分けて書く
- 金額以外に見る項目
- 納期は実績で補正する
- 支払条件の違いは資金繰りに効く
- 実績と対応も1列で持つ
- 安い見積りが安くない場合
- 安いほうを選ぶなら、初回は検品を厚くする
- 差が小さいなら、既存の仕入先を選ぶ判断もある
- 年間の量で交渉する
- 選んだ理由を残す
- 最安を選ばなかったときこそ書く
- 次回への申し送りを1行残す
- 比較表を保存する
- 毎回相見積もりを取るかどうか
- 金額で線を引く
- 定期的に買うものは年1回でよい
- 緊急のときは省略できる形にしておく
- 比較の結果を仕入先の情報に返す
- 見積りは仕入先を知る機会になる
- 選ばなかった仕入先の情報も残す
- 見積りを取る先の選び方
- 3社が扱いやすい
- 取引の無い先を1社は入れる
- 取れる見込みのない先には頼まない
- 相見積もりの比較でつまずきやすい3つ
- その1：条件を揃えずに金額だけ並べる
- その2：依頼の文面が会社ごとに違う
- その3：選んだ理由を残していない
- よくある質問
相見積もりの比較は、依頼のときに決まる
比べられる見積りが返ってくるかどうかは、依頼のしかたで決まります。ここを揃えておくと、あとの作業がほぼ要らなくなります。
| 依頼のときに指定すること | 指定しないと |
|---|---|
| 数量と単位 | 1本単価と1箱単価が混ざる |
| 納期（希望日） | 納期の前提が各社バラバラになる |
| 納入場所 | 送料が含まれているか分からない |
| 支払条件 | 条件の違いが金額に隠れる |
| 仕様・型番 | 違うものの見積りが来る |
| 回答の期限 | 1社だけ遅れて、比較が止まる |
同じ文面で依頼する
会社ごとに口頭で条件を伝えると、伝わり方が変わります。同じ依頼文を使い回すだけで、返ってくる見積りが揃います。
回答の期限を書く
期限が無いと、1社の回答を待って比較が止まります。「○日までにご回答ください」と書くと、そこで揃います。
相見積もりであることを伝えるかは場合による
伝えると価格が下がることもあれば、断られることもあります。取引の関係によって判断する部分で、一律の正解はありません。
揃えてから並べる
返ってきた見積りは、そのままでは比べられません。同じ土俵に載せる作業をします。
| 揃えること | やり方 |
|---|---|
| 単位 | 1個あたりの単価に直す |
| 送料 | 含まれていない見積りに足す |
| 数量の刻み | 最低発注数が違う場合、実際に買う数で計算する |
| 付帯費用 | 型代、検査費、梱包費を明示する |
| 税 | 税抜きに統一する |
1個あたりの単価に直す
相見積もりの比較で最初にやるのがこれです。実際に買う数量で割って、1個あたりいくらかを出すと、そこで順番が変わることがあります。
最低発注数の違いに注意する
単価が安くても、最低発注数が100個で必要なのが30個なら、実際に払う金額は高くなります。余った70個は在庫として残ります。
一度きりの費用を分けて書く
型代や初期費用は、次回以降かからないことがあります。初回だけの費用と、毎回かかる費用を分けると、長い目で見た比較ができます。
金額以外に見る項目
相見積もりの比較で金額だけを見ると、あとで困ることがあります。同じ表に並べておく項目があります。
納期は実績で補正する
見積りに書かれた納期は回答であって実績ではありません。過去に取引がある仕入先なら、実際の納入日数で見るほうが正確です。納期の記録は納期遅延への対応で扱っています。
支払条件の違いは資金繰りに効く
単価は同じでも、支払いのサイトが違えば手元の資金の残り方が変わります。金額だけでなく条件も並べると、判断の材料が増えます。
実績と対応も1列で持つ
過去の納期の守り方、不良の頻度、問い合わせへの反応。数値化しなくてよいので、一言メモを残すと、次に比べるときに使えます。
安い見積りが安くない場合
相見積もりの比較で、いちばん安い見積りを選んだのに結果として高くついた、という場面があります。原因はいくつかに絞られます。
| あとで増える費用 | 見積りの段階で確認すること |
|---|---|
| 送料が別だった | 納入場所までの費用が含まれるか |
| 最低発注数が多く、余った | 実際に必要な数で計算し直す |
| 納期が遅く、緊急手配が発生した | 納期の実績を確認する |
| 不良が多く、検品の手間が増えた | 過去の実績を見る。初回は全数検品にする |
| 仕様が微妙に違い、手直しが出た | 型番まで指定して依頼する |
安いほうを選ぶなら、初回は検品を厚くする
取引のない仕入先を価格で選ぶ場合、最初の数回は全数検品にすると決めておきます。手間はかかりますが、水準を確かめられます。手順は入荷検品のやり方で扱っています。
差が小さいなら、既存の仕入先を選ぶ判断もある
数パーセントの差なら、取引実績のある仕入先を選ぶほうが総合的に安くなることがあります。切り替えには手間と手戻りの可能性が伴うので、差の大きさで判断します。
年間の量で交渉する
1回の見積りで比べるより、年間の見込み数量を示して条件を出してもらうほうが、良い条件が出ることがあります。
選んだ理由を残す
相見積もりの比較で、いちばん抜けやすいのが理由の記録です。あとから説明を求められることがあります。
| 残すこと | 書き方 |
|---|---|
| 比較した社数と各社の金額 | 比較表をそのまま保存する |
| 選んだ仕入先 | 社名 |
| 選んだ理由 | 「最安ではないが納期が2週間早いため」など1行 |
| 決めた人・決めた日 | 承認者の名前 |
| 次回への申し送り | 「次回は年間数量で交渉する」など |
最安を選ばなかったときこそ書く
いちばん安いものを選べば説明は要りませんが、それ以外を選んだときには理由が要ります。「納期が2週間早いため」の1行があるだけで、あとの説明が済みます。
次回への申し送りを1行残す
今回気づいたことを書いておくと、次に同じ品目を買うときに使えます。「A社は最低発注数が多い」といったメモが、次の依頼を楽にします。
比較表を保存する
結論だけ残しても、あとから経緯を追えません。比較表そのものをファイルとして残すと、数年後でも説明できます。
毎回相見積もりを取るかどうか
すべての購買で相見積もりを取ると、事務の手間が金額を上回ることがあります。線を決めておきます。
全件で相見積もりを取る
価格の妥当性は保てる。1件あたり数日かかる。
少額の購買が回らなくなる。
金額と頻度で線を引く
線を決める手間が最初にある。少額は既存の仕入先で即決できる。
金額の大きい購買に時間を使える。
金額で線を引く
1件いくら以上は相見積もり、それ未満は既存の仕入先で可。この線を購買の規程に書いておくと、担当者が迷いません。
定期的に買うものは年1回でよい
毎月買う消耗品を毎回相見積もりにかけるのは非効率です。年に1回まとめて条件を見直す形にすると、手間が減って交渉力も上がります。
緊急のときは省略できる形にしておく
作業が止まっている場面で相見積もりを取る時間はありません。緊急時は事後承認でよい、という例外を先に決めておくと、現場が動けます。緊急手配の記録は緊急手配を記録する理由で扱っています。
比較の結果を仕入先の情報に返す
相見積もりの比較で分かったことは、その場限りにせず仕入先の台帳に残します。
| 分かること | 台帳に残す |
|---|---|
| 最低発注数 | 次の見積り依頼のときに使える |
| 標準の納期 | 発注点の計算に使う |
| 支払条件 | 資金繰りの見通しに使う |
| 得意な品目 | 次に何を頼むかの判断に使う |
| 対応の速さ | 急ぎのときに頼る先が決まる |
見積りは仕入先を知る機会になる
相見積もりの比較は、価格を決めるだけの作業ではありません。その仕入先の条件と対応を知る機会でもあります。台帳に書いておけば、次からは調べ直さずに済みます。
選ばなかった仕入先の情報も残す
今回は選ばなかったが条件は悪くない、という先は、次の候補になります。「金額はB社より1割高いが納期が早い」といった1行を残しておきます。
見積りを取る先の選び方
相見積もりの比較は、誰に依頼するかで結果が変わります。3社の選び方にも考え方があります。
| 選ぶ先 | 役割 |
|---|---|
| 現在の仕入先 | 基準になる価格と条件。関係を保つ意味もある |
| 過去に取引があった先 | 水準が分かっている。条件が変わっていることがある |
| 新しい候補 | 相場の確認。条件次第で切り替えの候補になる |
3社が扱いやすい
2社だと比べる材料が足りず、5社を超えると集約に時間がかかります。3社が実務では扱いやすい数です。
取引の無い先を1社は入れる
いつもの2社だけで比べると、相場から離れていても気づけません。新しい候補を1社入れるだけで、水準の確認になります。
取れる見込みのない先には頼まない
比較のためだけに毎回見積りを依頼すると、相手の手間になり、そのうち出してもらえなくなります。本当に発注する可能性のある先に絞るのが礼儀でもあります。
相見積もりの比較でつまずきやすい3つ
その1：条件を揃えずに金額だけ並べる
単位、送料、最低発注数、納期の前提が違うまま並べても、比較になりません。1個あたりの単価に直して、送料を足してから並べます。ここに時間をかけると、あとの判断が速くなります。
その2：依頼の文面が会社ごとに違う
口頭で条件を伝えると、伝わり方が変わります。同じ依頼文を使い回すだけで、返ってくる見積りが揃い、揃える作業そのものが減ります。
その3：選んだ理由を残していない
最安以外を選んだときに、あとから説明を求められることがあります。「納期が2週間早いため」の1行を比較表に書いておけば、それで済みます。
相見積もりの比較は、依頼のときに条件を揃えておけば、返ってきた時点でほぼ終わっています。手間をかける場所を前に移すのが要点です。
よくある質問
- Q. 相見積もりを比べるとき、まず何をすればいいですか？
- 1個あたりの単価に直して、送料を含めた金額に揃えてください。単位や送料の扱いが各社で違うと、そのままでは比べられません。最低発注数が違う場合は、実際に買う数量で計算し直します。
- Q. いちばん安い見積りを選べばよいのではないですか？
- 条件が揃っていれば選んで構いませんが、送料が別だった、最低発注数が多くて余った、納期が遅く緊急手配が発生した、という形であとから費用が増えることがあります。金額のほかに納期と最低発注数と支払条件も同じ表に並べてください。
- Q. すべての購買で相見積もりを取るべきですか？
- 金額で線を引くのが現実的です。1件いくら以上は相見積もり、それ未満は既存の仕入先で可、という基準を購買の規程に書いておくと担当者が迷いません。定期的に買うものは、毎回ではなく年1回まとめて条件を見直す形が効率的です。
- Q. 最安ではない仕入先を選んだとき、何を残しておけばいいですか？
- 選んだ理由を1行書いてください。「最安ではないが納期が2週間早いため」といった短い記述で十分です。あわせて比較表そのものをファイルとして残しておくと、数年後でも経緯を説明できます。
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