在庫異常の報告のしかた - 水濡れ・破損・盗難の疑いを書く7項目と報告後の処理

この記事の内容（13項目）

1. 数以外の在庫異常には何があるか
2. 共通しているのは「数は合っている」こと
3. 気づく人は決まっていない
4. ラベルの消失も異常として扱う
5. 在庫異常の報告に書く項目
6. 原因の欄は任意にする
7. 数量が分からなくても受け付ける
8. 写真は任意でよい
9. 報告しやすい形にする
10. 用紙を倉庫に置く
11. 受け取る人を決める
12. 結果を返す
13. 責める運用にしない
14. 報告を受けたあとの処理
15. まず良品と分ける
16. 使えるなら戻してよい
17. 在庫から落とすところまでやる
18. 棚卸差異とのつながり
19. 差異の型のうち2つは異常報告で消える
20. 差異調査のときに異常報告を見る
21. 異常報告の件数が増えるのは悪いことではない
22. 盗難や紛失の疑いをどう書くか
23. 事実だけを書く
24. 個人を名指ししない
25. 件数と場所の傾向を見る
26. 対応は社内の規程に従う
27. 異常の件数を減らす手当て
28. いちばん多い種類から1つだけ手を打つ
29. 雨漏りと積み上げは効果が大きい
30. 件数を月に1回だけ見る
31. 報告を続けるための工夫
32. 迷ったら書く、で通す
33. 3か月続いたかを見る
34. 在庫異常の報告でつまずきやすい3つ
35. その1：詳しい報告を求める
36. その2：報告しても何も返ってこない
37. その3：在庫の記録を更新していない
38. 在庫異常の報告にかかわる最近の動き（2026年10月時点）
39. 在庫異常の報告に出てくる用語
40. 在庫異常の報告と一緒に押さえておきたいこと
41. 壊した人の給料から、弁償を天引きしない
42. 盗難の疑いが強いときは、警察への相談と記録を分ける
43. 使えなくなった在庫は、税務の扱いも確かめる
44. よくある質問

数以外の在庫異常には何があるか

在庫の異常報告の対象は、数が合わないこと以外の変化です。次のようなものが該当します。

共通しているのは「数は合っている」こと

これらの異常は、数を数えれば帳簿と合います。合っているのに使えないという状態なので、数量の管理だけでは見つかりません。

気づく人は決まっていない

異常に気づくのは、たまたまその棚に行った人です。誰でも書ける形にしておかないと、報告そのものが上がりません。

ラベルの消失も異常として扱う

表示が読めなくなった在庫は、そのうち「正体不明の在庫」になります。気づいた時点で報告してもらえば、まだ特定できます。

在庫異常の報告に書く項目

在庫の異常報告は、書く量を最小限にします。詳しい報告を求めると、上がってこなくなります。

原因の欄は任意にする

原因を書かないと報告できない形にすると、報告が止まります。見たままの事実だけで受け付けるのが基本です。原因の調査は後の段階です。

数量が分からなくても受け付ける

「この棚のこのあたりが濡れている」でも、報告としては十分です。正確な数を数えてから報告する形にすると、そこで止まります。

写真は任意でよい

あれば助かりますが、必須にすると手間になります。撮れる人が撮るくらいの運用にしておきます。

報告しやすい形にする

在庫の異常報告が上がらない理由は、書きにくいか、書いても何も起きないかのどちらかです。

用紙を倉庫に置く

事務所に取りに行く形だと、書かれません。倉庫の入口に用紙とペンを置くだけで、報告の数が変わります。

受け取る人を決める

書いた紙をどこに出せばよいかが決まっていないと、机の上に置かれて終わります。回収する箱を作るか、担当を決めます。

結果を返す

報告した人に、その後どうなったかを一言伝えます。「あれ、廃棄にしました」と伝えるだけで、次から報告が上がるようになります。

責める運用にしない

フォークでぶつけた、というような報告に対して原因を追及すると、次から報告されません。報告は正しい行動として扱うと決めておきます。

報告を受けたあとの処理

在庫の異常報告は、受け取ったあとの処理まで決めておきます。ここが無いと、紙が溜まるだけになります。

まず良品と分ける

判定を待つ前に、良品と混ざらない場所へ移します。判断は後でよいので、隔離は当日にやるのが基本です。隔離の場所の作り方は不良品を見つけたときの流れで扱っています。

使えるなら戻してよい

外箱が濡れただけで中身は無事、ということもあります。使えると判定したら、記録を残して棚に戻します。戻したという記録が無いと、あとで数が合いません。

在庫から落とすところまでやる

廃棄と決めた分を在庫から落とさないと、翌月の棚卸で差異になります。入出庫の記録に区分を作って、出庫として1行通します。

棚卸差異とのつながり

在庫の異常報告が無いと、その分は棚卸で差異として現れます。ただし、そのときには原因が分かりません。

差異の型のうち2つは異常報告で消える

棚卸差異の原因のうち、現物の劣化・破損と、持ち出し・紛失の2つは、異常報告があれば差異になりません。報告の時点で処理されるからです。

差異調査のときに異常報告を見る

棚卸で差が出た品目について、その期間の異常報告を見ると、原因が見つかることがあります。2つの記録を突き合わせるだけで、調査が早く終わります。

異常報告の件数が増えるのは悪いことではない

報告が増えると問題が増えたように見えますが、多くの場合はこれまで見えていなかったものが見えるようになっただけです。棚卸の差異が同時に減っていれば、うまくいっています。

盗難や紛失の疑いをどう書くか

在庫の異常報告のなかで、扱いが難しいのが盗難の疑いです。書き方を決めておかないと、報告されません。

事実だけを書く

「盗まれた」ではなく「棚にあるはずの5個が見当たらない。前回確認は8月20日」と書きます。断定を避けて、確認した事実だけを残すのが原則です。

個人を名指ししない

疑いを記録に書くと、それ自体が問題になります。誰がという情報は書かず、いつ・どこで・何が という事実に絞ります。

件数と場所の傾向を見る

紛失の報告が特定の場所や時間帯に集中しているなら、そこに手を打ちます。施錠、動線、表示。人ではなく仕組みで対応できることが多くあります。

対応は社内の規程に従う

盗難が疑われる事案の扱いは、自社の規程や就業規則に定めがあることがあります。在庫管理の記録としては事実を残し、その後の対応は規程に従ってください。

毒物・劇物は、盗難や紛失に気づいたら直ちに警察署へ届け出ることが法律で決まっています（毒物及び劇物取締法17条2項）。受払の付け方と在庫の点検は毒劇物の管理簿にまとめました。

異常の件数を減らす手当て

在庫の異常報告がたまってきたら、種類ごとに手を打ちます。多くは保管のしかたで減らせます。

いちばん多い種類から1つだけ手を打つ

全部に対応しようとすると進みません。件数のいちばん多い種類に対して、1つだけ手を打つと決めて、翌月の件数を見ます。

雨漏りと積み上げは効果が大きい

水濡れと破損は、原因がはっきりしていて対策も具体的です。屋根の補修や積み上げ段数の見直しは、1回やれば長く効きます。

件数を月に1回だけ見る

細かい分析は要りません。種類ごとの件数を月に1回並べるだけで、傾向は見えます。

報告を続けるための工夫

在庫の異常報告は、始めるのは簡単ですが、数か月で止まりがちです。続ける工夫を先に入れておきます。

迷ったら書く、で通す

報告するほどではないかもしれない、と迷った時点で書いてもらいます。受け取る側で判断すればよいので、現場に線引きをさせません。

3か月続いたかを見る

報告の件数が3か月目に落ちていたら、書きにくい形になっています。用紙の場所か、結果を返しているかを見直します。件数そのものより、続いているかを見ます。

在庫異常の報告でつまずきやすい3つ

その1：詳しい報告を求める

原因や数量を正確に書かないと受け付けない形にすると、報告が上がりません。見たままの事実だけで受け付けるようにして、調査は後の段階に分けます。

その2：報告しても何も返ってこない

書いたのに何も起きないと、次から書かれません。「あれ、廃棄にしました」と一言返すだけで、報告が続きます。

その3：在庫の記録を更新していない

異常を報告して現物を処分しても、帳簿から落とさなければ棚卸で差異になります。入出庫の記録に1行通すところまでを、処理に含めます。

数以外の在庫異常の報告は、倉庫に用紙を1枚置くところから始まります。書く量を減らし、結果を返す。この2つがあれば、これまで見えていなかった在庫の状態が見えるようになります。

在庫異常の報告にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

在庫異常の報告そのものを定めた法令はありません。ただ、破損の原因になりやすいフォークリフトの点検と、倉庫での労働災害のまわりには動きがあります。日付順に並べます。

在庫異常の報告で、ポイントは「物が壊れた」報告を、安全の担当にも1行回すことです。棚にぶつかった、荷が崩れた、という報告は、次のけがの手前で上がってくる情報です。

出典：労働安全衛生法（e-Gov法令検索）、労働安全衛生規則（e-Gov法令検索）、労働安全衛生法及び作業環境測定法の一部を改正する法律の概要（厚生労働省）、令和7年の労働災害発生状況（厚生労働省）

確認日は2026年10月3日です。フォークリフトの点検や労働災害の報告の扱いは、所轄の労働基準監督署にご確認ください。

在庫異常の報告に出てくる用語

在庫異常の報告では、似た言葉が別の意味で使われます。とくに「異常在庫」は、この記事の「在庫の異常」とは別のものを指すことが多い言葉です。

在庫異常の報告で混ざりやすいのは、「在庫の異常」と「異常在庫」です。持ちすぎや滞留を減らしたいときは、不動在庫を減らす方法のほうが近い内容です。

在庫異常の報告と一緒に押さえておきたいこと

在庫異常の報告の解説は、報告書の項目で終わることが多くあります。報告を受けたあとで、法令や税務にかかわって抜けやすいことを3つ挙げます。

壊した人の給料から、弁償を天引きしない

フォークで棚をぶつけた、という報告に対して弁償を求めたくなる場面があります。ただ、賃金はその全額を払うと定められていて（労働基準法第24条第1項）、損害賠償の額をあらかじめ決めておく契約も禁じられています（同法第16条）。報告書に「弁償」の欄を作らないことが、報告を止めないためにも、法令の上でも安全です。損害の扱いを決めるのは、報告とは別の場にします。

盗難の疑いが強いときは、警察への相談と記録を分ける

社内の記録には「見当たらない」と事実だけを書き、盗まれたと判断したら、警察に被害を届け出るかを会社として決めます。急ぎでないときは、警察相談専用電話「#9110」で相談できます。届け出たら、受理した警察署と日付を報告書の処置の欄に書き足しておくと、保険の請求や棚卸の調整の説明に使えます。

使えなくなった在庫は、税務の扱いも確かめる

破損・型崩れ・品質変化で通常の方法では売れなくなった在庫は、捨てる前でも税務で評価を下げられる場合の例に挙げられています（法人税基本通達9-1-5）。そのためには、いつ・何が・どういう状態になったかの記録が要ります。在庫異常の報告書は、その記録の元になります。写真と処置の結果まで残しておき、廃棄に進むなら在庫を廃棄するまでの手続きへつなげます。

出典：労働基準法（e-Gov法令検索）、刑法（e-Gov法令検索）、法人税基本通達 第9章第1節第2款 棚卸資産の評価損（国税庁）、警察相談専用電話「#9110」（政府広報オンライン）

よくある質問

Q. 在庫の異常報告は、どこまで詳しく書いてもらうべきですか？

発見日、発見者、場所、品目と数量、異常の内容、その場でやったことの6つで足ります。原因や写真は任意にしてください。詳しい報告を求めると、書くのが面倒で報告そのものが上がらなくなります。

Q. 数量が正確に分からない場合も報告してよいですか？

構いません。「この棚のこのあたりが濡れている」でも報告としては十分です。正確な数を数えてから報告する形にすると、そこで止まります。数量は受け取った側で確認すれば足ります。

Q. 盗難が疑われる場合、記録にどう書けばいいですか？

断定を避けて、確認した事実だけを書いてください。「棚にあるはずの5個が見当たらない。前回確認は8月20日」という形です。個人を名指ししないことも大切です。その後の対応は自社の規程に従ってください。

Q. フォークで棚を壊した従業員に、弁償させてよいですか？

給料から天引きする形はとらないでください。賃金は全額を払うと定められており（労働基準法第24条第1項）、損害賠償の額をあらかじめ決めておく契約も禁じられています（同法第16条）。報告書には事実と処置だけを書き、損害の扱いは報告とは別の場で決めます。弁償を求める運用にすると、次から報告が上がらなくなります。

Q. 異常報告の件数が増えてしまいました。悪化しているのでしょうか？

多くの場合、これまで口頭で終わっていたものが見えるようになっただけです。同じ時期に棚卸の差異が減っていれば、うまくいっている証拠です。件数の多い種類から1つずつ手を打っていけば、そのあと減っていきます。

本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-10-10時点のものです。