在庫が合わない原因 - 4つの型と、置き場所から直す対処の順番

この記事の内容（12項目）

1. 在庫が合わない原因は4つに整理できる
2. 数を数え直す前に、置き場所を見る
3. 合わない品目には偏りがある
4. 原因1：置き場所が人の記憶にある
5. 棚番は3階層で足りる
6. 同じ品目を2か所に置くなら、両方を書く
7. 仮置き場を無かったことにしない
8. 原因1の続き：移動を記録しないと棚番が嘘になる
9. 移動の記録は3項目でよい
10. 模様替えのあとが危ない
11. 現場へ持ち出した分も「移動」として扱う
12. 原因2：記録の経路が2本ある
13. 入力する人を1人に寄せる
14. 書かずに出せる経路を塞ぐ
15. 調整は履歴に残す
16. 原因3・4：単位の揺れと、記録されない例外
17. 単位の揺れは、差が桁で出る
18. 例外は、書く場所が無いから残らない
19. 責める形にすると、例外は出てこなくなる
20. 在庫が合わない状態を直す順番
21. まず1か月、合わない品目の一覧を作る
22. 全品目を対象にしない
23. 探す時間を測ると、直す順番が決まる
24. 2週間だけ測れば十分
25. あとから出てきた件数がいちばん効く
26. 測ったら、いちばん多い棚から直す
27. 在庫が合わない状態でつまずきやすい3つ
28. その1：見つからないものを「無い」として処理する
29. その2：合わせることが目的になる
30. その3：現場に報告だけを求める
31. 在庫が合わない原因にかかわる最近の動き（2026年10月時点）
32. 在庫が合わない原因に出てくる用語
33. 在庫が合わない原因と一緒に押さえておきたいこと
34. 在庫が合わない状態と、棚卸差異の記事の使い分け
35. 合わないときの処理は、実際の数に合わせて理由を残す
36. 万引きや盗難の疑いは、数の調整と分けて扱う
37. よくある質問

在庫が合わない原因は4つに整理できる

在庫が合わない原因は、直す順番があります。上から順に直すほうが、下を直すより効きます。

数を数え直す前に、置き場所を見る

在庫が合わない原因を追うとき、多くの現場はまず数え直しから入ります。ただ、置き場所が決まっていないうちは何度数えても同じです。「どこにあるか」を先に直すと、「いくつあるか」は後からついてきます。

合わない品目には偏りがある

在庫が合わない品目は、倉庫全体に均等に散らばりません。よく動く品目、置き場所が2か所ある品目、現場が直接触る品目に集中します。合わない品目の一覧を作って、棚番と動きの速さを並べると、原因の型が見えてきます。

原因1：置き場所が人の記憶にある

在庫が合わない原因として、現場でよく挙がるのがこれです。置き場所が誰かの頭の中にあると、その人がいない日に在庫は行方不明になります。

棚番は3階層で足りる

通路・棚・段の3つで「A-03-2」のように振ります。1つの棚番に品目が5つ以内になる粒度が目安です。これより細かくすると振り直しが大変になり、粗いと結局その一角を探すことになります。

同じ品目を2か所に置くなら、両方を書く

入りきらないので別の棚にも置く、というのはよくあります。問題は、片方しか台帳に載っていないことです。置き場所が2つあるなら2行書くだけで、棚卸のときの数え漏れが消えます。

仮置き場を無かったことにしない

どの倉庫にも「とりあえず置く場所」があります。ここに棚番を振らないと、そこにある物が全部帳簿から消えたことになります。仮置き場にも番号を振り、週に一度は空にすると決めておくほうが現実的です。

原因1の続き：移動を記録しないと棚番が嘘になる

棚番を振っただけでは、在庫が合わない状態は直りません。移したときに直す運用まで入れて、はじめて効きます。古い棚番は、棚番が無いときより探す時間を長くします。

移動の記録は3項目でよい

移動元、移動先、理由。この3つが分かれば十分です。日付と担当者を足しても5項目です。ここを増やすと現場が書かなくなります。詳しい事情は備考に自由記入で足ります。

模様替えのあとが危ない

在庫が合わない原因として、棚の入れ替えや季節物の移動は見落とされがちです。1日で何十品目も動くので、記録が追いつきません。模様替えの日は、移動記録を書く担当を1人決めておくと、翌月の棚卸で探す時間が減ります。

現場へ持ち出した分も「移動」として扱う

倉庫から現場へ持っていった資材は、使い切るまで会社の在庫です。出庫として消してしまうと、余って戻ってきたときに行き場がなくなります。持出と戻しを突き合わせる形にしておくと、この分が合うようになります。

原因2：記録の経路が2本ある

在庫が合わない原因の2つ目は、記録の入り口が複数あることです。経路が2本あるかぎり、二重計上か記録漏れのどちらかが必ず起きます。

入力する人を1人に寄せる

現場もその場で入力し、事務所も納品書から入力する。この状態だと、同じ入庫が2回入ります。どちらを正にするかを決めるだけで消えます。現場は紙に書き、事務所がまとめて入力する形がいちばん揺れません。

書かずに出せる経路を塞ぐ

記録漏れは、急いでいる日に集中します。倉庫の出口に記入用紙を置き、書かないと出せない動線にしておくと、忙しい日ほど効きます。用紙は1枚1行の簡単なもので構いません。

調整は履歴に残す

数が合わないときに残高だけ書き換えると、そこで履歴が途切れます。入出庫の記録に「調整」という区分を作って1行残すと、あとから調整の回数を数えられます。調整が減っているかどうかが、運用が良くなっているかの目安になります。記録の作り方は入出庫管理をエクセルで始める方法にまとめています。

原因3・4：単位の揺れと、記録されない例外

在庫が合わない原因の残り2つは、件数は多くありませんが1件あたりの影響が大きい型です。

単位の揺れは、差が桁で出る

入庫は箱で、出庫は本で記録されていると、在庫は合いません。品目マスタに「1箱＝50本」のような入り数を書いて、集計する単位を1つに決めます。差が極端に大きい品目は、まずここを疑います。

例外は、書く場所が無いから残らない

水に濡れて捨てた、フォークで穴を開けた、盗難にあった。こうした数以外の異常は、書く場所が決まっていないと口頭で終わります。帳簿には残ったままなので、棚卸で差異になります。

責める形にすると、例外は出てこなくなる

例外の報告に理由の説明を求めると、次から報告されません。事実だけを書けばよい形にしておくと、記録が残ります。件数が増えたときに理由を聞く、という順番のほうが結果的に実態が見えます。

在庫が合わない状態を直す順番

4つの原因を全部同時に直すことはできません。効き方の大きい順に、1つずつ手を入れます。

まず1か月、合わない品目の一覧を作る

在庫が合わない原因を推測で決めずに、1か月ぶん記録します。品目、棚番、合わなかった数、そのとき何をしたか。10件も並べば、同じ棚番か同じ品目が繰り返し出てきます。そこが最初に手を入れる場所です。

全品目を対象にしない

すべての品目で在庫を合わせようとすると、途中で力尽きます。よく動く上位2割から始めて、そこが合うようになってから広げます。動かない在庫はそもそも数える価値が薄いので、処分の判断に回すほうが早く軽くなります。手順は不動在庫を減らす方法にまとめました。

探す時間を測ると、直す順番が決まる

在庫が合わない原因に手を入れるとき、社内を説得する材料になるのが探す時間です。金額ではなく時間で出すと、話が通りやすくなります。

2週間だけ測れば十分

正確に測る必要はありません。2週間、倉庫に紙を1枚貼って、探すたびに正の字を書くだけで実態は出ます。1日に5回、1回5分なら、稼働20日の月で8時間あまりを探すことに使っている計算になります。

あとから出てきた件数がいちばん効く

無いことにして発注し、後日出てきた。この件数は、在庫が合わない状態が直接お金に変わっている部分です。件数と、そのときの発注金額を並べると、棚番を振る半日がどれだけ安いかが分かります。

測ったら、いちばん多い棚から直す

探す時間が長い場所は偏ります。測った紙に棚番を書いておけば、どこから手を付ければよいかがそのまま出ます。倉庫全体を一度に整理しようとせず、いちばん探している一角だけから始めると、早く効果が見えます。

在庫が合わない状態でつまずきやすい3つ

その1：見つからないものを「無い」として処理する

探しても出てこないので在庫をゼロにして発注する。この処理をすると、翌月に現物が出てきて今度はプラスの差異になります。すぐに消さず、所在不明として残す欄を作ると、往復が止まります。1か月出てこなければ、そこで落とします。

その2：合わせることが目的になる

月末に数字だけ合わせて締めると、翌月も同じ作業が要ります。合わせた回数ではなく、合わせなくて済んだ品目の数を見ると、進んでいるかどうかが分かります。

その3：現場に報告だけを求める

記録の精度を上げようとして報告項目を増やすと、書く時間が増えて記録が雑になります。書く量を増やす前に、書かなくても済むようにできないかを見ます。棚番を振る、入り数を決める、経路を1本にする。どれも現場の書く量を増やさずに効きます。

在庫が合わない原因を4つの型に分けると、最初に手を入れやすいのは置き場所と記録の経路です。この2つが整うと、棚卸の差異も一緒に減っていきます。

記録の経路でいちばん抜けるのが、棚から持ち出したときの1行です。払出伝票にまとめてあります。

在庫が合わない原因にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

在庫が合わない原因を直接扱う法令はなく、在庫の数え方そのものを変えた改正も、確認できた範囲では2023年以降ありません。在庫が合わない原因のうち「記録の経路」と「置き場所」に関係する動きを日付順に並べます。

在庫が合わない原因の側から見て押さえたいポイントは、入荷を急ぐ流れが強まるほど、仮置きと後回しの入力が増えやすいことです。仮置き場の棚番と、入力を1本にする決まりは、制度の変化に合わせて先に整えておくと効きます。

出典：令和6年1月からの電子取引データの保存方法（国税庁）、物資の流通の効率化に関する法律（e-Gov法令検索）

確認日は2026年10月3日です。帳簿と書類の保存は所轄の税務署に、物流の制度は国土交通省の地方運輸局か経済産業局にご確認ください。

在庫が合わない原因に出てくる用語

在庫が合わない原因を話すとき、現場と事務所で同じ言葉を違う意味で使っていることがあります。よく出てくる言葉を並べます。

在庫が合わない原因を話し合うときに取り違えやすいのは、「合わない」が帳簿在庫と実在庫の差のことなのか、物が見つからないことなのかです。報告の様式に「数の差」と「所在不明」を別の欄で持っておくと、原因の型を分けやすくなります。

在庫が合わない原因と一緒に押さえておきたいこと

在庫が合わない原因を調べると、在庫管理システムの紹介や、店舗のレジ・万引きの話も多く出てきます。この記事の手順とつながるところで、押さえておきたい点を3つ挙げます。

在庫が合わない状態と、棚卸差異の記事の使い分け

在庫が合わないという悩みは、見る場面によって手の打ち方が変わります。在庫板では3本に分けて扱っています。

合わないときの処理は、実際の数に合わせて理由を残す

在庫が合わないときの帳簿の処理は、一般には、もう一度数えて確かめたうえで、帳簿の数を実際の数に合わせます。法人税法施行規則第56条では、青色申告の法人は事業年度の終わりに棚卸を行い、棚卸表に数量・単価・金額を書くとされています。直すときは、いつ・どの品目を・いくつ・なぜ直したかを1行残すと、同じ品目で繰り返し合わないことに気づけます。見つからない物は、すぐに消さずに所在不明として残す欄を使います。会計上の処理は顧問税理士にご確認ください。

万引きや盗難の疑いは、数の調整と分けて扱う

店舗や、人の出入りが多い倉庫では、盗難が在庫の合わない原因になることがあります。ただ、合わない分をすべて盗難と決めつけると、置き場所や記録の経路の問題が見えなくなります。盗難の疑いは例外の記録に件数で残し、続くときは警察に相談するという形にして、数の調整とは別に扱います。原価計算基準では、異常な状態を原因とするたな卸減耗は原価に含めない（非原価項目）とされているため、経理が扱いを判断できるよう、型を分けて残しておくことにも意味があります。

酒類のように、受払を帳簿に付けることが法律で決まっている品目もあります（酒税法46条）。記載事項と残高の出し方は酒類販売の帳簿で整理しました。

よくある質問

Q. 在庫が合わない原因を調べるには、まず何をすればいいですか？

1か月ぶん、合わなかった品目の一覧を作ってください。品目・棚番・合わなかった数・そのとき何をしたか、の4つだけで構いません。10件も並ぶと、同じ棚番か同じ品目が繰り返し出てきます。そこが最初に手を入れる場所です。

Q. 棚番を振るのに、どのくらい時間がかかりますか？

品目数と置き場所の数で変わります。まず1つの通路だけ振ってみて、かかった時間から全体を見積もると確実です。通路・棚・段の3階層で「A-03-2」のように振れば十分で、細かくしすぎないほうが続きます。振ったあとは、移動したときに直す運用のほうが手間としては重要です。

Q. 探しても見つからない在庫は、帳簿から消してよいですか？

すぐに消さず、所在不明として残す欄を作るほうが安全です。消してしまうと、翌月に現物が出てきたときにプラスの差異になり、また合わなくなります。1か月出てこなければ、そこで落とす、という線を決めておくと運用が安定します。

Q. 在庫が合わない状態と、棚卸差異は違うものですか？

重なりますが、見る場面が違います。棚卸差異は数えた時点で確定した差のことで、原因調査はそこから始まります。在庫が合わない状態は、日々の在庫数がそもそも信用できない状態を指します。置き場所と記録の経路を直すと、両方が同時に減ります。

本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-10-10時点のものです。