棚卸当日の進め方 - 人の割り振りと進捗の見せ方
棚卸の当日、人は集まっているのに全体が進まない。終わったつもりの棚をもう一度数えている人がいる一方で、誰も行っていない一角が残っている。棚卸当日の進め方でつまずくのは、数え方ではなく割り振りと進捗の見せ方です。
一般には、棚卸は事前準備・実施・差異処理の3段階で説明されます。この記事では、そのうち実施の当日に絞って、朝の読み合わせから回収と締めまでの進め方を整理します。数える前の準備は棚卸差異を減らす方法にまとめました。
この記事の内容（9項目）
- 棚卸当日の進め方は4つの区切りで考える
- いちばん時間が読めないのは4番目
- 数える時間より、集めて突き合わせる時間が長い
- 朝の10分で読み合わせる
- 読み合わせる5つ
- 「見つからない」を空欄にしない
- 応援の人には区画を1つだけ渡す
- 区画の割り振りと進捗の見せ方
- 紙を1枚、壁に貼る
- 現物にも印を付ける
- 重い区画から始める
- 数え方をそろえる
- 数える人と書く人を分ける
- 棚卸表に帳簿の数量を印刷しない
- 棚卸中に動いた在庫は別紙で持つ
- 回収と締めの進め方
- 用紙は区画ごとに回収して、その場で確認する
- 差が出た品目だけ、別の人が二度数える
- その日のうちに差異一覧を確定させる
- 終わったあとに10分だけ振り返る
- 一斉棚卸と循環棚卸で当日の進め方は変わる
- 循環棚卸なら、当日の管理はほぼ不要
- 一斉棚卸を年1回残すなら、当日の型を残しておく
- 当日の時間配分を決めておく
- 用紙を昼に一度回収する
- 差の二度数えに2時間を確保する
- 次回のために所要時間を書き留める
- 棚卸当日でつまずきやすい3つ
- その1：人を増やせば早く終わると考える
- その2：終わった場所が分からない
- その3：差の確認を翌日に回す
- よくある質問
棚卸当日の進め方は4つの区切りで考える
棚卸当日は、次の4つに区切ると管理しやすくなります。それぞれ終わりの合図を決めておきます。
| 区切り | やること | 終わりの合図 |
|---|---|---|
| 1. 朝の読み合わせ | 手順と区画の確認。10分 | 全員が自分の区画を言える |
| 2. 数える | 区画ごとに数えて用紙に書く | 区画に数え終わりの印が付く |
| 3. 回収と入力 | 用紙を集めて集計する | 全区画ぶんの用紙がそろう |
| 4. 差の確認 | 差が出た品目だけ二度数える | 差異一覧が確定する |
いちばん時間が読めないのは4番目
棚卸当日の進め方で予定が崩れるのは、たいてい最後の差の確認です。差が出た品目の数が読めないためです。ここに2時間を見込んでおくと、当日の予定が現実的になります。
数える時間より、集めて突き合わせる時間が長い
倉庫を回って数える作業自体は、区画を割ってあれば思ったより早く終わります。用紙を集める、読み取る、突き合わせる。ここに時間がかかります。用紙の様式を統一しておくと、この部分が短くなります。
朝の10分で読み合わせる
棚卸当日の進め方で、いちばん費用対効果が高いのが朝の読み合わせです。10分で当日のばらつきが減ります。
読み合わせる5つ
- 数える単位。箱で数えるのか本で数えるのか。開封済みの箱をどう扱うか
- 数えない場所。受入前の荷、出荷待ちの荷、保留品の区画
- 数え終わりの印。何を貼るか、どこに貼るか
- 用紙の書き方。数量欄は空、見つからないものは空欄ではなく0と書く
- 分からないときの聞き先。迷ったら誰に聞くか
「見つからない」を空欄にしない
探しても無かった品目を空欄で戻されると、数え忘れなのか本当に無いのかが分かりません。0と書く、または見つからないに丸を付ける、と決めておきます。この1つで、あとの確認作業がかなり減ります。
応援の人には区画を1つだけ渡す
他部署から応援に入った人に複数の区画を渡すと、迷子になります。1区画を渡して、終わったら次を渡す形にすると、どこまで進んだかも同時に分かります。
区画の割り振りと進捗の見せ方
棚卸当日の進め方の中心は、ここです。誰がどこを数えていて、どこが終わったかが1枚で見える状態を作ります。
| 持たせる項目 | 使いどころ |
|---|---|
| 区画の名前（棚番の範囲） | 担当が自分の場所を特定できる |
| 担当者 | 質問の宛先になる。二度数えのとき交換する |
| 品目数の目安 | 区画の重さが分かる。応援の配分に使う |
| 開始・終了の時刻 | 次回の見積りに使える |
| 状態 | 未着手・実施中・完了・確認中 |
紙を1枚、壁に貼る
進捗をパソコンの中で管理すると、現場からは見えません。区画の一覧を印刷して壁に貼り、終わったら線を引くだけで十分です。全員が同じ紙を見ている状態にすることが目的です。
現物にも印を付ける
紙の上の進捗だけでは、倉庫にいる人には分かりません。数え終わった棚に養生テープやマグネットを貼ると、その場で判断できます。紙と現物の両方に印があると、抜けはほぼ消えます。
重い区画から始める
品目数の多い区画を後回しにすると、終盤に人が集中して混乱します。朝いちばんに重い区画へ人を厚く入れるほうが、全体が早く終わります。
数え方をそろえる
棚卸当日の進め方で、人によって数え方が違うと、そこが差異になります。当日に決められることを決めておきます。
| 迷う場面 | 決めておくこと |
|---|---|
| 開封済みの箱がある | 中を数える。残数を書いて箱に貼る |
| 同じ品目が2か所にある | 両方を数えて、それぞれの棚番で書く |
| 不良品・返品待ちが混ざっている | 別の用紙に書く。良品と足さない |
| ラベルが読めない | 数えずに保留にして、担当に確認する |
| 棚卸中に出荷が発生した | 別紙に書いて、あとで加減する |
数える人と書く人を分ける
1人で数えて書くより、2人1組で読み上げと記入を分けたほうが速く、間違いも減ります。読み上げた数を記入者が復唱すると、聞き間違いが消えます。人が足りない場合は、単価の高い区画だけ2人にします。
棚卸表に帳簿の数量を印刷しない
帳簿の数字が見えていると、そこに寄せてしまいます。数量欄は空で持って回るのが基本です。突き合わせは戻ってからで間に合います。
棚卸中に動いた在庫は別紙で持つ
出荷を完全に止められない場合、棚卸中に動いた分を別紙に書いて、あとで加減します。締め時刻を宣言してあれば、この加減は機械的にできます。
回収と締めの進め方
用紙が集まったら、その日のうちに差の一覧まで作ります。翌日に回すと、現物を見に戻れなくなります。
用紙は区画ごとに回収して、その場で確認する
集めるときに、空欄が無いか、区画名と担当が書いてあるかだけを見ます。この場で気づけば、まだ現物が見に行けます。入力の段階で気づくと、たいてい手遅れです。
差が出た品目だけ、別の人が二度数える
全品目を数え直すと時間が倍になります。差が出た品目だけを、区画の担当を交換して数え直すと、数え間違いはほぼここで消えます。残ったものが本物の差異です。
その日のうちに差異一覧を確定させる
差異の原因調査は後日でも構いませんが、差の一覧だけは当日中に固めます。翌日以降に在庫が動くと、差の数字自体が意味を失います。原因の分け方は棚卸差異の原因にまとめています。
終わったあとに10分だけ振り返る
解散する前に、詰まった場所を3つだけ挙げてもらいます。区画が大きすぎた、用紙が足りなかった、ラベルが読めなかった。その場で言ってもらえば、次回までに直せます。後日アンケートを取っても集まりません。
一斉棚卸と循環棚卸で当日の進め方は変わる
棚卸当日の進め方は、方式によって重さが変わります。人数の少ない循環棚卸では、割り振りそのものがほとんど要りません。
一斉棚卸の当日
人数が多く、割り振りと進捗管理が要る。朝の読み合わせが効く。
終盤の差の確認に時間がかかる。
循環棚卸の当日
1〜2人で1区画だけ。割り振りは計画表どおり。
差が出てもその場で履歴を見に行ける。
循環棚卸なら、当日の管理はほぼ不要
区画を1つずつ回す形なら、担当も範囲も計画の時点で決まっています。当日やることは、数えて、差があれば履歴を見るだけです。方式の選び方は一斉棚卸と循環棚卸の違いで扱っています。
一斉棚卸を年1回残すなら、当日の型を残しておく
循環棚卸に移しても、決算のための一斉棚卸は年1回残ることが多くあります。年に1回しかやらない作業は、毎回ゼロから思い出すことになります。区画の割り振り表と朝の読み合わせの内容を、そのまま次年度に使える形で保存しておくと、準備が半分で済みます。
当日の時間配分を決めておく
棚卸当日の進め方で予定が崩れるのは、区切りごとの時間を見積もっていないからです。おおよその配分を先に置きます。
| 時間帯 | やること | 目安 |
|---|---|---|
| 始業〜30分 | 朝の読み合わせ、用紙と道具の配布 | 30分 |
| 午前 | 重い区画から数える | 全区画の6割 |
| 昼前 | 終わった区画の用紙を一次回収 | 15分 |
| 午後前半 | 残りの区画を数える | 全区画の4割 |
| 午後後半 | 回収と入力、差の一覧を作る | 1〜2時間 |
| 終業前 | 差が出た品目の二度数え、振り返り | 1〜2時間 |
用紙を昼に一度回収する
夕方にまとめて回収すると、入力が終業後にずれ込みます。午前ぶんを昼に一次回収して入力を始めると、午後の差の確認に時間を残せます。
差の二度数えに2時間を確保する
ここを見込んでいないと、時間切れで翌日に回すことになります。差が出た品目の数は読めないので、多めに置いておくのが安全です。早く終わったぶんは振り返りに回せます。
次回のために所要時間を書き留める
区画ごとに何分かかったかを用紙に書いてもらうと、次回の割り振りが現実的になります。1時間かかった区画は、次から2つに割るという判断ができます。
棚卸当日でつまずきやすい3つ
その1：人を増やせば早く終わると考える
棚卸当日に応援を増やすと、慣れていない人が数えることになり、数え間違いが増えます。人数は所要時間の問題であって、精度の問題ではありません。増やすなら、区画の割り振りと読み合わせを先に整えます。
その2：終わった場所が分からない
数え漏れと二度数えは、どちらも同じ原因から起きます。紙と現物の両方に印を付けるだけで、この2つはほぼ消えます。道具は養生テープで足ります。
その3：差の確認を翌日に回す
翌日には在庫が動いているので、差の数字が意味を失います。差が出た品目の二度数えまでは当日中に終わらせます。原因の調査は後日で構いません。
棚卸当日の進め方は、朝の10分と壁に貼る1枚でかなり変わります。数える力量よりも、見えている状態を作るほうが効きます。
よくある質問
- Q. 棚卸当日は、何人くらい必要ですか？
- 品目数と区画の数によりますが、人数より区画の割り振りのほうが所要時間に効きます。1区画を1人か2人で担当し、終わったら次の区画を渡す形にすると、人数が少なくても進みます。慣れていない応援を増やすと、かえって数え間違いが増えることがあります。
- Q. 棚卸表に帳簿の数量を印刷したほうが早いのでは？
- 突き合わせは早くなりますが、数える人がその数字に引っ張られます。数量欄は空で持って回り、戻ってから突き合わせるほうが差異が正直に出ます。差が出た品目だけ、担当を交換して二度数えると数え間違いは大半が消えます。
- Q. 棚卸中に出荷が発生したら、どうすればいいですか？
- 締め時刻を先に宣言しておき、その時刻以降に動いた分は別紙に書いて、あとで加減します。「今日の朝の時点で」ではなく「8:00時点」のように時刻まで決めて掲示しておくと、あとの計算が機械的にできます。
- Q. 見つからなかった品目は、用紙にどう書けばいいですか？
- 空欄にせず、0と書くか「見つからない」に丸を付ける形にしてください。空欄だと、数え忘れなのか本当に無いのかが分かりません。この1つを朝の読み合わせで決めておくだけで、回収後の確認作業がかなり減ります。
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