棚卸差異を減らす方法 - 差異率を下げる5つの手順
棚卸差異を減らしたい、という相談で最初に出てくるのは「もっと丁寧に数える」という案です。ただ、実際に差異を作っているのは棚卸当日の作業ではなく、その1か月のあいだの記録と置き方です。当日だけ頑張っても、翌月には戻ります。
一般には、棚卸差異を減らすには入力ルールの統一、現品管理の徹底、棚卸頻度の見直しが有効とされています。この記事では、それを実際の作業の順番に置き直して、棚卸差異を減らす方法を5つの手順にまとめます。原因の見分け方は棚卸差異の原因にまとめました。
この記事の内容（9項目）
- 棚卸差異を減らす方法は、当日より前に8割が決まる
- 当日の作業でできるのは数え間違いを消すことだけ
- 減らす目標は率ではなく件数で置く
- 手順1：棚卸差異を減らす対象を絞る
- 動きの速さで3つに分ける
- よく動く品目に手間を寄せる
- 動かない品目は数えるより処分を決める
- 手順2：数える前に締める
- いちばん多いのは「入荷したが受け入れていない荷」
- 出荷待ちの荷も同じ
- 締め時刻を口頭で決めない
- 手順3：数え方を揃える
- 数え終わった場所に印を付ける
- 担当と区画を先に割り振る
- 棚卸表に帳簿数を印刷しない
- 手順4：差が出た品目だけ、もう一度数える
- 別の人が数える
- 2回目でも差が残ったら、そこで初めて履歴を見る
- 手順5：翌月までに対策を1つだけ実行する
- 対策は1つに絞る
- 効いたかどうかは翌月の件数で見る
- 数える回数を増やすのは最後の手
- 棚卸差異を減らす取り組みを3か月続ける形にする
- 記録を残さないと、2周目で同じことをする
- 担当が替わっても続く形にする
- 良くなった月に理由を書き残す
- 棚卸差異を減らす取り組みでつまずきやすい3つ
- その1：当日だけ人を増やす
- その2：目標を差異率だけにする
- その3：差異を人の責任にする
- よくある質問
棚卸差異を減らす方法は、当日より前に8割が決まる
棚卸差異を減らすときに手を入れる場所は、大きく3つに分かれます。時間の配分を間違えると、労力の割に差異が減りません。
| 手を入れる場所 | 差異への効き方 | かかる手間 |
|---|---|---|
| 日常の記録（1か月ずっと） | いちばん大きい。記録漏れと二重計上が消える | 1件30秒。習慣にするまでが山 |
| 置き方（棚番・仮置き） | 大きい。所在不明が消える | 初回に半日。あとは移動時だけ |
| 当日の数え方 | 限定的。数え間違いだけが消える | 手順を決めれば追加の手間は少ない |
当日の作業でできるのは数え間違いを消すことだけ
棚卸差異を減らす方法として当日の手順を整えるのは大事ですが、それで消えるのは7つの原因のうち1つです。残りは前の月のあいだに作り込まれています。ここを理解しておくと、当日だけ人を増やす、という打ち手に流れずに済みます。
減らす目標は率ではなく件数で置く
差異率を目標にすると、金額の大きい品目だけを丁寧に扱うようになります。差異が出た品目の件数を目標にすると、原因のある場所に手が向きます。件数が減れば率は後からついてきます。
手順1：棚卸差異を減らす対象を絞る
棚卸差異を減らす方法の最初は、全品目を同じ扱いにするのをやめることです。動く品目と動かない品目では、差異の出方も対策も違います。
動きの速さで3つに分ける
| 区分 | 目安 | 数える周期 | ねらい |
|---|---|---|---|
| 毎日動く | 品目の1〜2割。金額の大半を占める | 月1回、または区画を回して毎週 | 差異の原因をその月のうちに潰す |
| ときどき動く | 品目の3〜4割 | 四半期に1回 | ずれの累積を早めに見つける |
| ほとんど動かない | 残り | 年1回 | あることの確認と、不動在庫の抽出 |
よく動く品目に手間を寄せる
棚卸差異を減らす方法として効率がいいのは、よく動く1〜2割の品目だけを毎月数えることです。差異の原因の多くはこの層で起きていて、しかも毎月数えれば1か月ぶんの履歴を見るだけで原因まで戻れます。年1回だと12か月ぶんを見ることになり、事実上たどれません。
動かない品目は数えるより処分を決める
何年も動いていない品目を毎回数えるのは、差異を減らす効果がほとんどありません。抽出して処分か移動を決めてしまえば、翌月から対象そのものが減ります。手順は不動在庫を減らす方法にまとめています。
手順2：数える前に締める
棚卸差異を減らす方法で、当日いちばん効くのがこれです。数え始める時点で、帳簿の側を確定させておきます。ここが緩いと、正しく数えても差異が出ます。
いちばん多いのは「入荷したが受け入れていない荷」
届いてはいるが検品が済んでいない荷を倉庫の中に置いたまま数えると、帳簿に無い在庫が現物として出てきます。受入前の荷は物理的に線を引いて分けるのがいちばん確実です。テープで区画を作るだけで足ります。
出荷待ちの荷も同じ
伝票は切ったが出発していない荷は、帳簿では減っていて現物はまだあります。これも別区画にして、棚卸表の対象外にします。数えないと決めた場所は、当日その場に貼り紙をしておくと間違いが起きません。
締め時刻を口頭で決めない
「今日の朝の時点で」ではなく「8月30日 8:00時点」と書いて掲示します。棚卸中に動いた分は別紙に書いて、あとで足します。ここが曖昧だと、原因を追う段階で必ず詰まります。
手順3：数え方を揃える
棚卸差異を減らす方法の3つ目は、人によって数え方が変わらないようにすることです。手順を1枚にして、当日の朝に読み合わせます。
| 決めておくこと | 決めていないと起きること |
|---|---|
| 数える単位（箱か本か） | 入庫は箱、棚卸は本。桁がずれる |
| 開封済みの箱の扱い | 満数とみなして数える人が出る |
| 不良品・返品待ちの扱い | 良品と混ざって、翌月に消える |
| 数え終わった棚の印 | 二度数える、または数え漏れる |
| 読み上げと記入の役割 | 聞き間違いがそのまま記録に残る |
数え終わった場所に印を付ける
数え漏れと二重カウントは、どちらも「どこまで数えたか分からない」から起きます。数え終わった棚に色付きのマグネットや養生テープを貼るだけで、この2つはほぼ消えます。進捗が目で見える状態にすることが、精度に直結します。
担当と区画を先に割り振る
当日に「そっちお願い」で動くと、隙間ができます。区画ごとに担当を決めて、終わった区画から回収していく形にすると、抜けが見えます。人数が5人を超えると、この割り振り自体を紙にしておく必要が出てきます。
棚卸表に帳簿数を印刷しない
帳簿の数字が見えていると、その数に寄せてしまいます。数量欄は空で持って回るのが基本です。突き合わせは戻ってからで間に合います。
手順4：差が出た品目だけ、もう一度数える
棚卸差異を減らす方法として、二度数えは効きます。ただし全品目でやると時間が倍になるので、1回目で差が出たものだけを対象にします。
別の人が数える
同じ人が数え直すと、同じ見落としをします。区画の担当を交換して数えると、数え間違いはほぼここで消えます。ここで消えなかったものが、記録側に原因のある本物の差異です。
全品目を2回数える
精度は上がる。時間がおよそ倍になる。
2回目は集中力が落ち、かえって精度が下がることがある。
差が出た品目だけ2回目
追加の時間は1〜2割。担当を交換して数える。
残った差異が本当に調べるべきものになる。
2回目でも差が残ったら、そこで初めて履歴を見る
2回目で確定した差異について、入出庫の履歴をその月の頭までさかのぼって見ます。ここまで絞り込んでいれば、見る行数はそれほど多くありません。差異の型に分けて記録に残すところまでが、棚卸差異を減らす方法のひと区切りです。
手順5：翌月までに対策を1つだけ実行する
棚卸差異を減らす方法で、いちばん抜けやすいのがここです。原因まで分かっても、次の棚卸までに何も変えなければ、同じ差異がまた出ます。
対策は1つに絞る
差異の原因は複数見つかりますが、次の1か月で実行できるのはせいぜい1つです。いちばん件数の多い型に対して、1つだけ手を打つと決めます。3つ並べると、たいてい0個になります。
| いちばん多かった型 | 翌月までにやること（1つ） |
|---|---|
| 記録漏れ | 倉庫の出口に記入用紙を置く。書かないと出せない動線にする |
| 二重計上 | 入力の経路を1本に決める。現場のメモか納品書か、どちらかを正にする |
| 所在不明 | 差異の出た品目だけ棚番を振り直す。仮置き場を週1で空にする |
| 単位違い | 品目マスタに入り数を書く。差異の出た品目だけでよい |
| 数え間違い | 数え終わりの印を決める。区画の担当を紙で割り振る |
効いたかどうかは翌月の件数で見る
対策を打ったら、翌月の棚卸で同じ型の差異が何件だったかを見ます。減っていれば続け、変わらなければ別の手に替えます。ここまでを1周として3か月回すと、差異の出方が変わってきます。
数える回数を増やすのは最後の手
棚卸差異を減らす方法として頻度を上げるのは効きますが、手間も増えます。記録と置き方に手を打っても減らないときに、区画を回して数える形へ移るのが順番です。切り替えの判断は一斉棚卸と循環棚卸の違いで扱っています。
棚卸差異を減らす取り組みを3か月続ける形にする
棚卸差異を減らす方法は、1回で結果が出るものではありません。3か月を1周と考えて、毎月やることを固定します。
| 月 | やること | 見る数字 |
|---|---|---|
| 1か月目 | 前日の締めを徹底する。差が出た品目だけ二度数える | 差異の件数と、型ごとの内訳 |
| 2か月目 | いちばん多かった型に対策を1つ実行する | 同じ型の件数が減ったか |
| 3か月目 | 減らなければ手を替える。減ったら次の型へ | 差異の件数の推移 |
記録を残さないと、2周目で同じことをする
棚卸差異を減らす取り組みで意外と多いのが、前回何をやったか誰も覚えていない状態です。差異が出た品目・型・打った手・翌月の結果を1行ずつ残しておくと、2周目からは効いた手だけを選べます。
担当が替わっても続く形にする
棚卸の担当が替わると、それまでの積み上げが消えます。前日の締めの手順、区画の割り方、数え終わりの印。この3つだけでも1枚の紙にしておくと、引き継ぎで失われません。手順書というより、当日の朝に読み合わせる用のメモで十分です。
良くなった月に理由を書き残す
差異が減った月は、たいてい何かをやっています。応援が入った、出荷が少なかった、前日の締めが早く終わった。良かった月の理由を1行書いておくと、再現できる条件が見えてきます。悪かった月だけを振り返る運用より、結果的に速く減ります。
棚卸差異を減らす取り組みでつまずきやすい3つ
その1：当日だけ人を増やす
棚卸差異を減らすために応援を呼ぶと、慣れていない人が数えることになり、かえって数え間違いが増えることがあります。人を増やすより、区画を割って印を付けるほうが効きます。人数は精度ではなく所要時間の問題です。
その2：目標を差異率だけにする
差異率を目標にすると、金額の大きい品目に手間が寄り、原因のある小物が放置されます。件数と率の両方を見て、件数の多い型から潰すほうが、次の月に効きます。
その3：差異を人の責任にする
差異が出た区画の担当者に説明を求める運用にすると、差異そのものが報告されなくなります。数字が良くなったように見えて、実態は悪化します。差異は仕組みの言葉で書くと決めておくと、正直な数字が残ります。
棚卸差異を減らす方法は、特別な道具がなくても始められます。前日の締めと、差が出た品目だけの二度数え。この2つだけでも、次の棚卸で差が変わります。
よくある質問
- Q. 棚卸差異を減らすには、まず何から手を付ければいいですか？
- 棚卸の前日に帳簿を締めることからです。未入力の伝票をゼロにし、受入前の荷と出荷待ちの荷を別の区画に分ける。この2つをやるだけで、正しく数えているのに出ていた差異がかなり消えます。
- Q. 棚卸の回数を増やせば差異は減りますか？
- 減りますが、手間も増えます。回数を増やす効果は「差異が出たときに、さかのぼる期間が短くなる」ことにあります。まず記録と置き方に手を打って、それでも減らないときに区画を回して数える形へ移るのが順番です。
- Q. 棚卸表に帳簿の数量を印刷したほうが、突き合わせが早いのでは？
- 早くはなりますが、数える人がその数字に引っ張られます。数量欄は空で持って回り、戻ってから突き合わせるほうが、差異が正直に出ます。差が出た品目だけを別の人がもう一度数えると、数え間違いは大半が消えます。
- Q. 差異が毎回同じ品目で出ます。どうすればいいですか？
- その品目には決まった原因があります。単位の入り数が決まっていない、置き場所が2か所に分かれている、出庫が記録されない経路がある、のどれかであることが多いです。その品目1つだけを対象に、1か月の入出庫履歴を全部見ると原因が見つかります。
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