保管場所を変えたときの記録 - 棚移動で在庫を見失わない
棚番を振って在庫の場所を管理し始めたのに、半年後には「書いてある場所に無い」が増えている。原因は、移したときに直していないことです。古い棚番は、棚番が無いときより探す時間を長くします。
棚移動の記録は、移動元・移動先・理由の3つを書くだけです。それでも書かれないのは、書く場所と書くきっかけが決まっていないからです。この記事では、棚移動の記録を続けられる形にする方法を整理します。棚番そのものの付け方は在庫が合わない原因にまとめました。
この記事の内容（10項目）
- 棚移動の記録は3項目でよい
- 品目名は書かなくてよい場合がある
- 数量は原則書かない
- 理由の欄が意外に効く
- 書くきっかけを決める
- 移動先に札を貼る
- 用紙は棚の近くに置く
- 台帳の更新はまとめてでよい
- 模様替えのときが最大の山場
- 記録係を1人決める
- 移動前に写真を撮っておく
- その日のうちに台帳を直す
- 仮置きと本置きを分ける
- 仮置き場にも棚番を振る
- 仮置きは当日中に解消する
- 数日以上動かないなら本置きにする
- 棚移動と棚卸のつながり
- 棚番順に並べた棚卸表が使えるかどうか
- 「帳簿にあるが現物が無い」の多くは移動
- 差異の出た棚番を並べてみる
- 棚番の一覧と一緒に運用する
- 対応表は現在の状態、記録は履歴
- 倉庫に地図を1枚貼る
- 年に1回は現物と突き合わせる
- 現場や別倉庫への移動
- 拠点をまたぐ移動は、双方で書く
- 現場から現場への横持ちも記録する
- 棚移動が多い倉庫は、配置そのものを見直す
- 出庫の頻度で並べ直す
- 空きの棚番を用意しておく
- 季節物は入れ替える場所を固定する
- 棚移動の記録でつまずきやすい3つ
- その1：模様替えのときに書かない
- その2：現場に台帳を直させる
- その3：仮置きまで全部記録しようとする
- おまけ：移動の記録は棚卸の日程にも効く
- よくある質問
棚移動の記録は3項目でよい
棚移動の記録は、項目を増やすと書かれなくなります。最低限で足ります。
| 項目 | 書き方 | 要る理由 |
|---|---|---|
| 移動元の棚番 | A-03-2 のように | 台帳のどの行を直すかが決まる |
| 移動先の棚番 | 同上 | 新しい場所が分かる |
| 理由 | 模様替え・季節・数量が増えた など | また戻す可能性があるか分かる |
日付と担当者を足しても5項目です。これ以上は増やさないと決めておくと、忙しい日でも書けます。
品目名は書かなくてよい場合がある
棚番と品目コードの対応表があるなら、移動の記録には棚番だけあれば足ります。台帳側で品目が引けるので、現場が書く量を減らせます。
数量は原則書かない
棚移動は場所を変えるだけで、数は変わりません。数量を書かせると、入出庫と混同されます。一部だけを移す場合だけ、数量を書く欄を使います。
理由の欄が意外に効く
「季節物を奥へ」という理由が書いてあれば、シーズンになったら戻すと分かります。理由は次の行動の予告になります。
書くきっかけを決める
棚移動の記録が続かないのは、書く動機が弱いからです。動作の中にきっかけを埋め込みます。
移動先に札を貼る
移したときに、移動元の棚番を書いた札を移動先に貼ります。これだけで、台帳が古くても現物から追えます。台帳の更新が遅れても、探せる状態が保てます。
用紙は棚の近くに置く
事務所まで書きに行く形にすると、書かれません。倉庫内に記入用紙を置いて、事務所が後で入力するのが確実です。
台帳の更新はまとめてでよい
現場に台帳を直させると、そこで止まります。現場は紙に書くだけ、更新は1日1回まとめてという分担にすると、両方が回ります。
模様替えのときが最大の山場
棚移動の記録が崩れるのは、1件ずつの移動ではありません。1日に何十品目も動く模様替えです。
| やること | タイミング |
|---|---|
| 記録係を1人決める | 作業を始める前 |
| 移動前の棚の写真を撮る | 作業を始める前 |
| 移動しながら書く | 作業中。あとでまとめて思い出さない |
| その日のうちに台帳を直す | 作業の当日 |
| 翌日に抜き取りで確認する | 翌営業日 |
記録係を1人決める
全員が動かして全員が書く形にすると、抜けます。1人を記録係にして、動かす人が声をかける形にすると、まとまって残ります。
移動前に写真を撮っておく
棚の全景を数枚撮っておくと、記録が抜けたときの手がかりになります。1分の作業で、あとの数時間が助かることがあります。
その日のうちに台帳を直す
模様替えの記録を翌週に回すと、たいてい忘れます。作業の当日に台帳まで直すところを1組にしておきます。翌日に何品目か抜き取って、台帳と現物が合うか確かめると確実です。
仮置きと本置きを分ける
棚移動の記録で扱いに困るのが、一時的に置いた場所です。すべてを記録すると手間が増えます。
すべての移動を記録する
台帳は常に正確。仮置きのたびに書くことになる。
手間が増えてそのうち書かれなくなる。
本置きの変更だけ記録する
仮置き場に置くのは自由。その日のうちに本置きへ戻す。
記録の量が現実的になる。
仮置き場にも棚番を振る
仮置き場を「無い場所」にすると、そこにある物が行方不明になります。仮置き場にも棚番を振っておくと、記録するかどうかにかかわらず探せます。
仮置きは当日中に解消する
仮置き場を週に一度は空にする、と決めておくと、そこが常設の置き場所になりません。空にする日を決めておくのが要点です。
数日以上動かないなら本置きにする
仮置き場に1週間置かれているものは、実質そこが置き場所です。棚番を振り直して、台帳を直します。実態に合わせるほうが、探す時間が減ります。
棚移動と棚卸のつながり
棚移動の記録が効いているかどうかは、棚卸で分かります。
棚番順に並べた棚卸表が使えるかどうか
台帳の棚番が正しければ、棚卸表を棚番順に並べて印刷できます。そのまま順路になるので、倉庫を往復せずに数えられます。台帳が古いと、この並べ替えが役に立ちません。
「帳簿にあるが現物が無い」の多くは移動
棚卸で見つからなかった品目のうち、かなりの割合が別の棚にあります。移動の記録があれば、そこを見に行くだけで済みます。無ければ倉庫を探し回ることになります。
差異の出た棚番を並べてみる
棚卸で差が出た品目の棚番を並べると、同じ一角が繰り返し出てくることがあります。そこは移動が多い場所か、台帳が古い場所です。棚番を振り直す候補になります。差異の見方は棚卸差異の原因で扱っています。
棚番の一覧と一緒に運用する
棚移動の記録は、棚番の一覧があって初めて意味を持ちます。2つで1組です。
| 持つもの | 更新の頻度 | 役割 |
|---|---|---|
| 棚番と品目の対応表 | 移動のたびに更新 | 探すときに引く |
| 棚移動の記録 | 移動のたびに1行足す | いつ何を動かしたかの履歴 |
対応表は現在の状態、記録は履歴
対応表は上書きしていく現在の姿、移動の記録は足していく履歴です。対応表だけだと、いつ動かしたかが分かりません。差異を追うときに履歴が要ります。
倉庫に地図を1枚貼る
棚番の一覧に加えて、倉庫の見取り図に棚番を書いた紙を貼っておくと、新しく入った人でも探せます。作るのに1時間、効果は毎日出ます。作り方は在庫が合わない原因で扱っています。
年に1回は現物と突き合わせる
移動の記録を残していても、書き漏れは出ます。棚卸のときに、棚番と現物が合っているかも一緒に見ると、年に1回はリセットできます。
現場や別倉庫への移動
棚移動の記録は、社内の別の場所へ移すときにも使えます。倉庫の中だけの話ではありません。
| 移動の種類 | 記録のしかた |
|---|---|
| 同じ倉庫の棚から棚へ | 棚移動として記録。数は変わらない |
| 倉庫から現場へ | 持出として記録。戻りまで追う |
| 倉庫から別倉庫へ | 棚移動として記録。移動先の倉庫名まで書く |
| 現場から現場へ | 移動として記録。持出の行を書き換える |
拠点をまたぐ移動は、双方で書く
別の倉庫へ送った資材は、送った側と受けた側の両方で記録しないと、どちらの在庫か分からない期間ができます。送った日と受けた日を両方書くと、輸送中の分も追えます。
現場から現場への横持ちも記録する
A現場で余った資材をB現場へ回すのは合理的ですが、記録が無いと行方が分かりません。持出の記録の現場名を書き換えて、移動した日を書くだけで追えます。
棚移動が多い倉庫は、配置そのものを見直す
棚移動の記録が毎月何十行も出るなら、記録の問題ではなく配置の問題です。
| 移動が多くなる原因 | 配置での手当て |
|---|---|
| よく使う物が奥にある | 出庫の頻度順に手前から並べ直す |
| 1つの棚番に物が入りきらない | 数量の多い品目に広い場所を割り当てる |
| 季節で使う物が入れ替わる | 季節物の区画を決めて、そこだけ入れ替える |
| 新しい品目の置き場所がない | 空きの棚番を常に数か所あけておく |
出庫の頻度で並べ直す
年に1回しか出ない品目が入口の近くにあり、毎日出る品目が奥にある。この配置だと、移動も歩行距離も増えます。年に1回、出庫の回数で並べ直すと、その後の移動が減ります。
空きの棚番を用意しておく
倉庫が満杯だと、新しい品目が来るたびに既存の在庫を動かすことになります。常に数か所を空けておくと、この連鎖が止まります。
季節物は入れ替える場所を固定する
季節で使う物は必ず動きます。入れ替える区画をあらかじめ決めておくと、移動先を毎回考えずに済み、記録も1回で書けます。
棚移動の記録でつまずきやすい3つ
その1：模様替えのときに書かない
1件ずつの移動は書けても、1日に何十品目も動く模様替えで一気に崩れます。記録係を1人決めて、作業と同時に書く形にしておきます。あとで思い出して書くことはできません。
その2：現場に台帳を直させる
現場にパソコンの台帳を直させると、そこで止まります。現場は紙に書くだけ、更新は事務所がまとめてという分担にすると、両方が回ります。
その3：仮置きまで全部記録しようとする
一時的に置いた場所まで記録すると、手間が増えて続きません。仮置き場に棚番を振っておいて、本置きの変更だけ記録する形が現実的です。仮置き場を週に一度空にすると決めておきます。
おまけ：移動の記録は棚卸の日程にも効く
移動が多い区画は、棚卸でも差異が出やすい区画です。移動の記録から、区画ごとの移動件数を数えてみると、循環棚卸で重点的に回すべき場所が見えてきます。移動の記録は、探すためだけのものではありません。棚番を振り直す判断にも、循環棚卸の周回の重みづけにも使えます。
棚移動の記録は、3項目を書くだけの作業です。それでも書かれないなら、書く場所か書くきっかけに原因があります。棚の横に用紙を置くところから始められます。まずは1週間、書けるかどうかを試してみてください。
よくある質問
- Q. 棚移動の記録には、何を書けばいいですか？
- 移動元の棚番、移動先の棚番、理由の3つで足ります。日付と担当者を足しても5項目です。数量は原則書きません。棚移動は場所を変えるだけで数は変わらないので、数量を書かせると入出庫と混同されます。
- Q. 仮置きした場所も記録すべきですか？
- 記録しなくて構いませんが、仮置き場にも棚番を振っておいてください。仮置き場を「無い場所」にすると、そこにある物が行方不明になります。あわせて、週に一度は仮置き場を空にすると決めておくと、そこが常設の置き場所になりません。
- Q. 模様替えのときに記録が追いつきません。
- 記録係を1人決めて、動かす人が声をかける形にしてください。全員が動かして全員が書く形は必ず抜けます。作業前に棚の写真を数枚撮っておくと、記録が抜けたときの手がかりになります。
- Q. 棚移動の記録は、棚番の一覧とは別に必要ですか？
- 役割が違うので両方持ちます。棚番の一覧は上書きしていく現在の姿、移動の記録は足していく履歴です。棚卸で差が出たときに、いつ動かしたかを追えるのは履歴のほうです。
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