サンプルの貸出管理 - 貸出表の7項目と、回収・買い取りの処理

この記事の内容（13項目）

1. サンプルの貸出管理は「1件1行」の貸出表で追う
2. 結果の欄を3つで持つ
3. 持っていった人の名前を必ず書く
4. 目的で返却の見込みが変わる
5. 出すときにやること
6. 出庫として消さない
7. 返却の期限を先方に伝える
8. 高額なものは状態を残す
9. 貸出中の管理
10. 営業担当ごとにまとめて確認する
11. 3か月を1つの線にする
12. 営業を責めない
13. 回収するときの判断
14. 販売用とサンプル用を分ける
15. 買い取ってもらう場合は売上として処理する
16. 紛失は紛失として閉じる
17. サンプル用の在庫を分けて持つ
18. よく貸すものだけ分ければよい
19. サンプル用の数を決めておく
20. 古くなったサンプルは入れ替える
21. 預り品との違い
22. 方向が逆なだけで、追い方は同じ
23. 混ぜて管理しない
24. 棚卸のときの扱い
25. 貸出中の数を別に把握する
26. 長期貸出は評価の対象になることがある
27. 棚卸の前に一度回収をかける
28. 貸出の記録を営業の材料にする
29. 返却予定日はフォローの合図にもなる
30. 買い取りの割合を見る
31. サンプルの貸出管理でつまずきやすい3つ
32. その1：出庫として在庫から消す
33. その2：返却予定日を空欄にする
34. その3：回収を営業の責任にする
35. おまけ：展示会に持ち出す分もまとめて1行にする
36. サンプルの貸出管理にかかわる最近の動き（2026年10月時点）
37. サンプルの貸出管理に出てくる用語
38. サンプルの貸出管理と一緒に押さえておきたいこと
39. 返却予定日と目的を書くと、貸出の終わりが決まる
40. 傷や汚れの話は、返ってから1年が目安
41. 先方がさらに別の会社へ回すには、承諾が要る
42. 紛失で閉じても、売上にはならない
43. よくある質問

サンプルの貸出管理は「1件1行」の貸出表で追う

サンプルは在庫と違って、数量ではなく案件ごとに追います。誰に、いつ、何を出したかが分かる形にします。現場では「サンプル貸出票」「貸出表」とも呼ばれますが、持たせる項目は次の7つで足ります。

結果の欄を3つで持つ

サンプルの貸出管理では、戻ってくるとは限りません。返却・買い取り・紛失の3つを選べるようにしておくと、どの案件も閉じられます。

持っていった人の名前を必ず書く

取引先だけでは、社内で状況を聞けません。営業担当の名前があると、回収の話が進みます。

目的で返却の見込みが変わる

試用のために貸したものは戻ってきますが、展示用に置いてきたものはそのままになりがちです。目的が分かると、催促の優先順位が決まります。

出すときにやること

サンプルの貸出管理は、出すときの1分で決まります。あとから追加はできません。

出庫として消さない

サンプルを出庫として処理すると、在庫からは消えて、戻ってきたときに行き場がなくなります。貸出として別に持つと、社内在庫と貸出中の数が両方見えます。

返却の期限を先方に伝える

「見ておいてください」だけで渡すと、返す理由がありません。「1か月後に一度ご連絡します」と伝えておくだけで、回収の連絡がしやすくなります。

高額なものは状態を残す

デモ機や実物のサンプルは、戻ってきたときに傷の話になることがあります。出すときに写真を1枚撮っておくと、事実の確認になります。

貸出中の管理

サンプルの貸出管理で手間をかけたくないのは、貸出中の期間です。ここは月1回の確認で足ります。

営業担当ごとにまとめて確認する

1件ずつ聞くと、催促のように受け取られます。担当ごとに、いま出ているサンプルの一覧を渡す形にすると、確認の依頼になります。

3か月を1つの線にする

3か月以上出たままのサンプルは、返ってこない可能性が高くなります。買い取ってもらうか、回収するかを判断する時期として扱います。

営業を責めない

サンプルは売るために出すものなので、回収を厳しくすると営業が出し渋ります。在庫の把握が目的だと伝えると、記録が続きます。

回収するときの判断

サンプルの貸出管理は、回収して初めて閉じます。戻ってきたサンプルをどうするかも決めておきます。

販売用とサンプル用を分ける

一度貸し出したものを販売用の在庫に戻すと、お客様に使用感のあるものが届くことがあります。サンプル用の在庫を別に持つと、この事故が防げます。

買い取ってもらう場合は売上として処理する

気に入って購入となった場合、貸出の記録を「買い取り」で閉じて、通常の出荷として処理します。貸出中の数から1つ減らして出荷に回し、社内在庫からもう一度引かないよう気をつけます。二重に引くと、棚卸で社内在庫が1つ多く見えます。

紛失は紛失として閉じる

戻ってこないまま何年も行が残っていると、一覧が使えなくなります。一定期間を過ぎたら紛失として閉じて、在庫から落とすと決めておきます。件数が分かれば、次の対策も考えられます。

サンプル用の在庫を分けて持つ

サンプルの貸出管理を続けていると、サンプル専用の在庫を持つほうが楽だと分かってきます。

よく貸すものだけ分ければよい

全品目でサンプル在庫を持つ必要はありません。貸出の記録を見て、よく出ている上位の品目だけを分けます。

サンプル用の数を決めておく

サンプル用に何個持つかを決めておくと、足りなくなったときに補充の判断ができます。貸出中の数と社内にある数を足して、決めた数になっているかを月に1回見ます。

古くなったサンプルは入れ替える

何度も貸し出したサンプルは、見た目が落ちます。年に1回、サンプル在庫の状態を見て入れ替えると、営業の場面で困りません。

預り品との違い

サンプルの貸出管理は、預り品の管理と形が似ています。違いを押さえておくと、様式を使い分けられます。

方向が逆なだけで、追い方は同じ

どちらも1件1行で、出た日と戻った日を書きます。返却予定日を必ず入れるのも共通です。預り品の管理は預り品の管理方法にまとめています。

混ぜて管理しない

同じ表でサンプルと預り品を扱うと、自社の在庫かどうかが分からなくなります。表を分けるほうが、棚卸のときに迷いません。

棚卸のときの扱い

貸出中のサンプルは倉庫にありません。棚卸のときの扱いを決めておかないと、差異になります。

貸出中の数を別に把握する

棚卸で数えるのは倉庫にある分だけです。貸出中の数を貸出の記録から出して、合計が帳簿と合うかを見ます。ここが合わなければ、記録漏れか紛失です。差が出たときの原因の絞り方は棚卸差異の原因にまとめています。

長期貸出は評価の対象になることがある

何年も戻っていないサンプルは、実質的に無いものです。期末に一覧を出して、処理を決めると、在庫の数字が実態に近づきます。会計上の扱いは経理と確認してください。

棚卸の前に一度回収をかける

棚卸の前に「貸出中のサンプルで返却できるものはありませんか」と担当に確認すると、いくつかは戻ってきます。数える対象が減り、差異も減ります。

貸出の記録を営業の材料にする

サンプルの貸出管理は、在庫の把握だけでなく、営業の状況を映す記録にもなります。

返却予定日はフォローの合図にもなる

返却の期限が来たときは、先方に連絡する自然なきっかけです。回収の連絡と、検討状況の確認を一緒にできます。営業にとっても使える情報になります。

買い取りの割合を見る

貸し出したサンプルのうち、どれだけが受注につながったかが分かると、サンプルを出すこと自体の効果が判断できます。数字があると、サンプル在庫を増やす相談もしやすくなります。

サンプルの貸出管理でつまずきやすい3つ

その1：出庫として在庫から消す

サンプルを出庫として処理すると、戻ってきたときに行き場がありません。貸出として別に持つと、社内にある数と貸出中の数が両方見えます。

その2：返却予定日を空欄にする

いつまでという期限が無いサンプルは、まず戻ってきません。目安でよいので必ず入れて、先方にも伝えるだけで、回収の連絡がしやすくなります。

その3：回収を営業の責任にする

厳しく追及すると、営業がサンプルを出し渋るようになります。在庫を把握することが目的だと伝えて、担当ごとの一覧を渡す形にすると、記録が続きます。

おまけ：展示会に持ち出す分もまとめて1行にする

展示会や商談会に持っていくサンプルは、数が多くなります。1点ずつではなく「○○展示会用」として1行にまとめ、戻ってきた数を書く形にすると、記録の手間が現実的になります。戻らなかった分だけ、あとから内訳を追えば足ります。

サンプルの貸出管理は、出すときの1行と、月に1回の一覧確認で回ります。売るために出すものなので、止めるのではなく追える形にすることが要点です。

サンプルの貸出管理にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

サンプルの貸出管理を直接定めた法令はなく、2023年以降にサンプルの貸し借りそのものを変えた改正も、確認できた範囲ではありません。無償で貸すサンプルは、民法の「使用貸借」にあたることが多く、その決まりは2020年4月1日に施行された改正民法でいまの形になっています。あわせて、買い取りや紛失で閉じるときの伝票の決まりが変わっています。日付順に並べます。

サンプルの貸出管理で押さえたいポイントはここです。返却予定日と目的を書いた1行が、そのまま「いつまで、何のために貸したか」の約束の記録になることです。回収の連絡も、買い取りの請求も、同じ行から始められます。

出典：民法（e-Gov法令検索）、消費税法（e-Gov法令検索）、令和6年1月からの電子取引データの保存方法（国税庁）

確認日は2026年10月3日です。貸し借りの契約や責任の範囲は弁護士などの専門家に、伝票と保存の扱いは所轄の税務署にご確認ください。

サンプルの貸出管理に出てくる用語

サンプルの貸出管理では、営業の言葉と民法・税の言葉が混ざります。出どころと一緒に並べます。

サンプルの貸出管理で取り違えやすいのは、「無償で貸しているから、いつ返してもらうかは相手次第」という思い込みです。民法では、期間を決めればその期間が終われば終わり、期間も目的も決めなければ貸主はいつでも解除できるとされています（第597条・第598条）。

サンプルの貸出管理と一緒に押さえておきたいこと

サンプルの貸出管理を扱う記事の多くは、管理アプリや営業支援ツールの紹介で終わっています。ここでは、使用貸借の決まりと税の扱いから、貸出表の運用に効く点を4つ置きます。

返却予定日と目的を書くと、貸出の終わりが決まる

使用貸借は、期間を決めたときはその期間が終われば終わり、期間を決めずに目的を決めたときは、借主がその目的に従った使用を終えたときに終わるとされています（民法第597条）。期間も目的も決めていなければ、貸主はいつでも契約を解除できます（第598条第2項）。貸出表の「返却予定日」と「目的」は、いつ返してもらえるかの根拠になります。「検討用、1か月」と書いておけば、回収の連絡も切り出しやすくなります。

傷や汚れの話は、返ってから1年が目安

借主は、借りたあとに生じた損傷を、返すときに元に戻す義務を負うとされています（民法第599条第3項）。決めた用法に反する使用で生じた損害の賠償は、貸主が返還を受けた時から1年以内に請求しなければならないとされています（第600条）。出すときの写真と、返ってきたときの状態の欄は、返却から1年は消さずに残しておくと、あとで事実を確かめられます。

先方がさらに別の会社へ回すには、承諾が要る

借主は、貸主の承諾を得なければ、借りた物を第三者に使わせることができないとされています（民法第594条第2項）。取引先が代理店や施主にサンプルを回したい、という場面です。承諾したときは、貸出表の備考に「〇〇社へ回すことを承諾、〇月〇日」と書くと、所在が追えなくなりません。預かる側の向きの決まりは預り品の管理方法にまとめています。

紛失で閉じても、売上にはならない

消費税では、商品を自社の広告宣伝のために使うことは資産の譲渡に当たらず（消費税法基本通達5-2-12）、廃棄・盗難・滅失も資産の譲渡等に当たらないとされています（同5-2-13）。一方、買い取りで閉じた分は通常の売上です。貸出表の「結果」を買い取り・返却・紛失の3つに分けておくと、経理がどの伝票を起こすかをそのまま判断できます。会計上の科目や評価の扱いは、経理や税理士、所轄の税務署にご確認ください。

出典：民法（e-Gov法令検索）、消費税法基本通達 第5章第2節 資産の譲渡の範囲（国税庁）。確認日は2026年10月3日です。

よくある質問

Q. 貸し出したサンプルは、在庫から出庫として消すべきですか？

貸出として別に持つほうが扱いやすくなります。出庫として消すと、戻ってきたときに行き場がなく、社内にある数と貸出中の数も分からなくなります。貸出中の数が見えていれば、棚卸のときの照合もできます。

Q. 戻ってきたサンプルは、販売用の在庫に戻してよいですか？

未開封できれいなものは戻せますが、使用感があるものはサンプル専用にしてください。販売用に混ぜると、お客様に使用感のあるものが届くことがあります。よく貸す品目だけサンプル用の在庫を別に持つと、この事故が防げます。

Q. 何年も戻ってこないサンプルは、どう処理すればいいですか？

一定期間を過ぎたら紛失として閉じ、在庫から落とすと決めておいてください。行が残り続けると一覧が使えなくなります。件数が分かれば、貸出のときの伝え方を見直す材料にもなります。会計上の扱いは経理にご確認ください。

Q. 営業に回収を頼みづらいのですが、どうすればいいですか？

1件ずつ聞くと催促に受け取られるので、担当ごとに「いま出ているサンプルの一覧」を月に1回渡す形にしてください。目的は在庫の把握だと伝えると、確認の依頼として受け取ってもらえます。厳しくしすぎると、営業がサンプルを出し渋るようになります。

本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-10-03時点のものです。