通い箱とパレットの回収管理 - 返らない容器を減らす
気づいたら通い箱が足りない。パレットも減っている。買い足すと、しばらくして取引先からまとめて返ってくる。通い箱の管理が無いと、この買い足しが毎年繰り返されます。
通い箱やパレットは、出荷のたびに社外へ出て、いずれ戻ってくる前提の資材です。在庫として数えると合わず、消耗品として扱うと費用が膨らみます。この記事では、通い箱の管理を「出た数と戻った数の差を取引先ごとに見る」形で整理します。梱包に使い切る資材のほうは梱包資材の使用記録にまとめました。
この記事の内容（10項目）
- 通い箱の管理は「取引先ごとの残数」で見る
- 総数だけでは何もできない
- 社内在庫は毎日、残数は月次でよい
- 種類ごとに分けて数える
- 出入りをどこで記録するか
- 出荷伝票に容器の欄を作る
- 返却は荷降ろしの場所で書く
- 破損の記録も残す
- 差が出たときの見方
- まず返却の記録漏れを疑う
- 年に1回、社内の容器を数える
- 合わない差は、取引先ごとに分けて見る
- 回収の進め方
- 納品のついでがいちばん通る
- 残数を情報として渡す
- 取引開始時に条件を伝えておく
- 紛失や破損の負担をどう決めるか
- 金額を決めておく
- デポジット方式もある
- 条件は契約や取引条件に書く
- 容器の数を減らす工夫
- 種類を絞ると管理が軽くなる
- 回収コストと使い捨てを比べる
- 梱包資材の使用量と一緒に見る
- パレット特有の扱い
- 自社のパレットに印を付ける
- 枚数は月次で足りる
- レンタルを使うなら、自社保有と分ける
- 担当が替わっても続く形にする
- 取引先ごとの条件を1枚にまとめる
- 記録の置き場所を共有フォルダにする
- 通い箱の管理でつまずきやすい3つ
- その1：総数だけを見ている
- その2：返却を記録する場所が無い
- その3：紛失時の条件を決めていない
- よくある質問
通い箱の管理は「取引先ごとの残数」で見る
通い箱の管理でいちばん知りたいのは、総数ではありません。どこに何個あるかです。これが分かると、回収の相談ができます。
| 持つ数字 | 意味 | 使いどころ |
|---|---|---|
| 保有総数 | 自社が持っている容器の全数 | 買い足しの判断 |
| 社内在庫 | いま自社の倉庫にある数 | 明日の出荷に足りるか |
| 社外残数 | 出たまま戻っていない数 | 回収の相談の材料 |
| 取引先ごとの残数 | どこに何個あるか | 回収を依頼する相手が決まる |
総数だけでは何もできない
「100個持っているはずが60個しかない」と分かっても、次の行動が決まりません。A社に20個、B社に15個と分かって初めて、電話をかけられます。
社内在庫は毎日、残数は月次でよい
明日の出荷に足りるかは毎日見ますが、取引先ごとの残数は月に1回で足ります。頻度を分けておくと、日々の手間が増えません。
種類ごとに分けて数える
大きさや形の違う容器を合計で数えると、足りない種類が見えません。種類ごとに行を分けるのが基本です。種類が多すぎる場合は、よく使う上位3〜4種だけを管理します。
出入りをどこで記録するか
通い箱の管理が続くかどうかは、記録する場所で決まります。出荷と入荷の作業に組み込むのが確実です。
| 場面 | 記録すること | どこで書くか |
|---|---|---|
| 出荷するとき | 取引先・種類・数量・日付 | 出荷前の確認と同じ場面で |
| 返ってきたとき | 取引先・種類・数量・日付 | 荷降ろしの場所で |
| 破損・廃棄したとき | 種類・数量・理由 | 気づいた人がその場で |
| 買い足したとき | 種類・数量・日付 | 入荷検品と同じ場面で |
出荷伝票に容器の欄を作る
別の用紙に書かせると、忘れられます。出荷前の確認表に「容器の種類と数」の欄を1つ足すだけで、記録が自然に残ります。
返却は荷降ろしの場所で書く
通い箱が戻ってくるのは、次の納品のついでであることが多くあります。荷降ろしの場所に用紙を置いておくと、その場で書けます。事務所に持ち帰ると、書かれません。
破損の記録も残す
割れた、ひびが入った、という容器を黙って捨てると、数が合いません。破損として1行残すと、残数の計算が合い、買い足しの見込みも立ちます。
差が出たときの見方
通い箱の管理でも、在庫と同じように差が出ます。原因の型はいくつかに絞られます。
まず返却の記録漏れを疑う
通い箱の管理で数が合わないとき、いちばん多いのは戻ってきているのに書かれていないという形です。荷降ろしの場所に用紙が無い、担当が変わった、という時期に集中します。
年に1回、社内の容器を数える
社内在庫の実数を数えると、記録との差がその場で出ます。棚卸のついでに容器も数える形にしておくと、年に1回は必ず確認できます。
合わない差は、取引先ごとに分けて見る
全体で20個足りない、では次の行動が決まりません。取引先ごとの残数を出して、多いところから相談すると、回収が進みます。
回収の進め方
通い箱の管理で難しいのは、回収の依頼です。相手の手間を増やす話なので、伝え方に工夫が要ります。
| やり方 | 効き方 | 注意 |
|---|---|---|
| 納品のついでに引き取る | いちばん摩擦が少ない | ドライバーに依頼する形を作る |
| 残数を定期的に知らせる | 相手も把握できる | 催促ではなく情報として渡す |
| 回収の日を決める | まとめて戻る | 四半期に1回など、負担にならない頻度で |
| 本数の上限を決める | 溜まりすぎを防ぐ | 取引開始時に伝えておく |
納品のついでがいちばん通る
回収だけのために車を出すのは、双方にとって負担です。次の納品のときに空箱を積んで帰る形にすると、追加の費用がかかりません。ドライバーに一言依頼するだけで済みます。
残数を情報として渡す
「返してください」ではなく「現在○個お預けしています」と伝えると、催促の色が薄まります。月次の残数を一覧で渡すと、相手側も探しやすくなります。
取引開始時に条件を伝えておく
あとから回収の話を持ち出すと、負担を押しつけるように見えます。取引を始めるときに、容器の扱いと回収の方法を伝えておくと、その後がずっと楽になります。
紛失や破損の負担をどう決めるか
通い箱の管理では、返ってこない分がどうしても出ます。負担の考え方を先に決めておきます。
何も決めていない
その都度もめる。言い出しにくいので自社で吸収する。
買い足しが毎年続く。
条件を先に決めておく
取引開始時に伝える手間がある。紛失時の扱いが決まっている。
相手側も管理してくれるようになる。
金額を決めておく
容器1個あたりの金額を決めておくと、紛失時の話が具体的になります。実際に請求するかどうかは別として、金額があると相手の扱いが変わります。
デポジット方式もある
容器の代金を預かり、返却時に返す形にすると、回収率が上がります。事務処理が増えるので、単価の高い容器に限るのが現実的です。
条件は契約や取引条件に書く
口頭の約束は、担当が替わると消えます。取引条件の書面に容器の扱いを1行入れておくと、長く効きます。具体的な条件は自社の営業や法務と相談してください。
容器の数を減らす工夫
通い箱の管理を楽にするには、管理する対象そのものを減らすのがいちばん効きます。
| やること | 効き方 |
|---|---|
| 容器の種類を絞る | 管理する行が減る。融通も効くようになる |
| 使い捨ての梱包に切り替える | 回収の手間がゼロになる。単価は上がる |
| 取引先ごとの専用容器をやめる | 汎用容器なら別の取引先にも使える |
| 回収の頻度が低い取引先だけ使い捨てにする | 回収の負担が大きいところだけ切り替える |
種類を絞ると管理が軽くなる
10種類の容器を追うより、3種類に絞るほうが、記録も回収も楽になります。使用頻度の低い種類を廃止できないかを見直すと、管理の対象が減ります。
回収コストと使い捨てを比べる
遠方の取引先や、返却の頻度が低い相手については、回収にかかる手間と、使い捨て梱包の費用を比べると、使い捨てのほうが安いことがあります。全部を通い箱にする必要はありません。
梱包資材の使用量と一緒に見る
通い箱を減らせば、その分だけ使い捨ての梱包資材が増えます。両方の使用量を同じ場所で見ると、切り替えの判断ができます。記録のしかたは梱包資材の使用記録で扱っています。
パレット特有の扱い
パレットは通い箱と似ていますが、いくつか違う点があります。
| パレットの特徴 | 管理上の影響 |
|---|---|
| 取引先どうしで混ざる | 自社のものかどうかが判別しにくい |
| 数が多く、単価は低い | 1枚ずつ追うと手間が費用を上回る |
| 破損しやすい | 破損の記録が無いと、紛失と区別できない |
| レンタルの仕組みがある | 自社保有と借りているものを分ける必要がある |
自社のパレットに印を付ける
色を塗る、焼印を入れる、シールを貼る。自社のものと分かる印があるだけで、回収の話がしやすくなります。印が無いと、混ざった時点で追えません。
枚数は月次で足りる
パレットを1枚ずつ追うのは現実的ではありません。月に1回、社内の枚数を数えて、出た数と戻った数の差を見るくらいの粒度で十分です。
レンタルを使うなら、自社保有と分ける
レンタルパレットは返却の期限や費用の仕組みが違います。自社保有と同じ表で管理すると混乱するので、行を分けるか別の表にします。
担当が替わっても続く形にする
通い箱の管理は、担当者の記憶に乗りやすい領域です。引き継ぎで消えないようにしておきます。
取引先ごとの条件を1枚にまとめる
この取引先は納品のついでに回収、こちらは四半期に1回。取引先ごとの回収の方法を1枚にしておくと、担当が替わっても同じ形で続きます。
記録の置き場所を共有フォルダにする
担当者のパソコンにファイルがあると、休んだ日に誰も見られません。共有フォルダに1つ置いて、出荷と荷降ろしの担当が書き込む形にします。
通い箱の管理でつまずきやすい3つ
その1：総数だけを見ている
「何個足りない」が分かっても、次の行動が決まりません。取引先ごとの残数を出すと、回収を依頼する相手が決まります。管理の目的は、数を知ることではなく回収することです。
その2：返却を記録する場所が無い
通い箱が戻ってくるのは、次の納品のついでです。荷降ろしの場所に用紙を置くだけで、記録の漏れがかなり減ります。事務所に持ち帰ると書かれません。
その3：紛失時の条件を決めていない
返ってこない分を毎回自社で吸収していると、買い足しが続きます。取引を始めるときに、容器の扱いと回収の方法を伝えておくと、相手側も管理してくれるようになります。
通い箱の管理は、出荷と荷降ろしの場面に記録を1行ずつ足すだけで始められます。取引先ごとの残数が見えると、回収の相談が具体的になります。
よくある質問
- Q. 通い箱の数は、どのくらいの頻度で数えればいいですか？
- 社内在庫は毎日の出荷で足りるかを見る程度、取引先ごとの残数は月に1回で足ります。あわせて、年に1回は棚卸のついでに社内の実数を数えて、記録との差を確認してください。
- Q. 通い箱の数が合いません。何から疑えばいいですか？
- まず返却の記録漏れを疑ってください。戻ってきているのに書かれていない、という形がいちばん多くあります。荷降ろしの場所に記入用紙が置かれているか、担当が替わった時期がないかを確認します。
- Q. 回収を依頼しづらいのですが、どう伝えればいいですか？
- 「返してください」ではなく「現在○個お預けしています」と、残数を情報として渡す形にすると角が立ちません。あわせて、次の納品のついでに空箱を積んで帰る形にすると、相手の手間も増えません。
- Q. 返ってこない容器の費用は、誰が負担すべきですか？
- 取引条件によります。何も決めていないと、その都度もめて結局自社で吸収することになります。取引を始めるときに容器の扱いと回収の方法を伝え、可能であれば取引条件の書面に1行入れておいてください。具体的な条件は自社の営業や法務と相談してください。
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