社給端末の貸与管理 - 返却と初期化まで残す
退職した人が使っていたパソコンが、どこにあるか分からない。社用携帯の台数と契約回線の数が合わない。社給端末の貸与管理は、数が少ないうちは記憶で回りますが、20台を超えたあたりで必ず崩れます。
端末は工具と違って、中に情報が入っています。返却されないままだと、物として無いだけでなく、情報が社外にある状態が続きます。この記事では、社給端末の貸与管理を、貸すときから返却と初期化までの形で整理します。工具の貸出と共通する部分は工具の貸出管理にまとめました。
この記事の内容（10項目）
- 社給端末の貸与管理は1台1行
- 本体に管理番号のシールを貼る
- 回線番号を台帳に持つ
- 初期化の日付を別に持つ
- 貸すときにやること
- 付属品まで記録する
- 受け取りの署名をもらう
- 使い方の決まりを一緒に渡す
- 使っている間の確認
- 年1回の棚卸を必ずやる
- 回線の請求書と台帳を突き合わせる
- 異動と退職の情報を先に受け取る
- 返却と初期化
- 初期化していない端末を棚に戻さない
- アカウントの停止を忘れない
- 廃棄するときはデータの消去まで記録する
- 退職と異動のときの回収
- 退職手続きの項目に入れる
- 異動のときは引き継ぐか回収するか決める
- 回収できなかった場合の記録を残す
- 紛失と故障が起きたとき
- 止めるのが先、報告は次
- 代替機を数台持っておく
- 報告しやすい形にする
- 工具や預り品との共通点
- 返却後の処理が要るのが端末の特徴
- 台帳の形は流用できる
- 台数が増えたときの持ち方
- 台帳が合わなくなったら形を変える
- 移行するときも台帳は残す
- 社給端末の貸与管理でつまずきやすい3つ
- その1：初期化前の端末を棚に戻す
- その2：退職の当日に回収しようとする
- その3：回線と端末を別々に管理している
- おまけ：予備機を「在庫」として台帳に載せる
- よくある質問
社給端末の貸与管理は1台1行
社給端末の貸与管理は、台数ではなく1台ずつ追います。誰が持っているかが分かる形が基本です。
| 項目 | 書き方 | 無いと |
|---|---|---|
| 管理番号 | 自社で振る。本体にシールを貼る | 同じ機種を区別できない |
| 機種・製造番号 | 本体の表示から | 修理や問い合わせで困る |
| 回線番号 | 携帯なら電話番号 | 契約数と台数が合わせられない |
| 貸与先 | 氏名と所属 | 回収の相手が分からない |
| 貸与日 | 渡した日 | 使用期間が分からない |
| 返却日・初期化日 | 返ってきた日と処理した日 | 情報が残ったまま次の人へ渡る |
| 状態 | 貸与中・在庫・修理中・廃棄済 | すぐ貸せる台数が分からない |
本体に管理番号のシールを貼る
同じ機種が並ぶと、台帳と現物が結びつきません。本体に管理番号を貼るだけで、棚卸も回収も速くなります。
回線番号を台帳に持つ
社用携帯は、端末と回線の契約が別です。回線番号を台帳に入れておくと、使っていない回線の解約漏れに気づけます。
初期化の日付を別に持つ
返却日と初期化日は別です。返ってきたが初期化していない端末が棚にある状態を見えるようにしておきます。
貸すときにやること
社給端末の貸与管理は、渡すときの手続きで決まります。ここを飛ばすと、返却のときに揉めます。
付属品まで記録する
本体だけ返却されて、充電器やケースが残らないことがあります。渡した付属品を台帳に書いておくと、返却のときに確認できます。
受け取りの署名をもらう
署名そのものより、会社の資産を預かるという認識を持ってもらう場面として効きます。1分で終わります。
使い方の決まりを一緒に渡す
私的利用の可否、紛失時の連絡先、持ち出しの範囲。渡すときに1枚添えると、あとで問題が起きたときの基準になります。内容は自社の規程に合わせてください。
使っている間の確認
社給端末の貸与管理では、貸している期間の確認は年1回で足ります。ただ、その1回は必ずやります。
| やること | 頻度 | 目的 |
|---|---|---|
| 台帳と現物の突き合わせ | 年1回 | 行方不明の端末を見つける |
| 回線の契約数と台帳の照合 | 年1回 | 使っていない回線を解約する |
| 異動・退職の予定との照合 | 月1回 | 回収の準備をする |
| 修理中・故障の端末の確認 | 四半期に1回 | 放置されている端末を見つける |
年1回の棚卸を必ずやる
社給端末の貸与管理は、放っておくと台帳と現物がずれます。年に1回、全員に「手元の端末の管理番号を報告してください」と依頼するだけでも、かなり合います。
回線の請求書と台帳を突き合わせる
使っていない回線の料金を払い続けている、というのはよくあります。請求書の回線番号と台帳を並べると、その場で分かります。
異動と退職の情報を先に受け取る
退職の当日に回収しようとすると、間に合わないことがあります。人事から月次で予定を受け取る形にしておくと、事前に準備できます。
返却と初期化
社給端末の貸与管理でいちばん大事なのが、ここです。物が戻っただけでは終わりません。
| 順 | やること | 記録すること |
|---|---|---|
| 1 | 本体と付属品を受け取る | 返却日、受け取った人 |
| 2 | データを取り出す（必要なら） | 取り出しの実施 |
| 3 | 初期化する | 初期化日、実施者 |
| 4 | アカウントを停止する | 停止日 |
| 5 | 次の貸与に回すか、廃棄するか決める | 状態を更新する |
初期化していない端末を棚に戻さない
返却された端末をそのまま在庫の棚に置くと、初期化されないまま次の人に渡ることがあります。初期化待ちの場所を分けるのが確実です。
アカウントの停止を忘れない
端末を回収しても、アカウントが生きていれば別の機器から入れます。端末の回収とアカウントの停止を1組の作業にすると、抜けません。
廃棄するときはデータの消去まで記録する
端末を廃棄する場合、データの消去を確認した記録を残します。業者に依頼した場合は、証明書の控えを台帳と一緒に保管します。方法は自社の情報管理の規程に従ってください。
退職と異動のときの回収
社給端末の貸与管理で回収が遅れるのは、退職と異動のときです。ここは手順を決めておきます。
本人に任せる
手続きは要らない。最終出社日に持ってこないことがある。
回収が数週間遅れる。
退職手続きの一覧に入れる
人事と連携する手間がある。最終出社日に必ず回収できる。
アカウント停止も同じ日にできる。
退職手続きの項目に入れる
健康保険証や社員証と同じ扱いにすると、確実に回収されます。端末の管理番号を退職の手続き一覧に書いておくと、担当が変わっても抜けません。
異動のときは引き継ぐか回収するか決める
部署が変わっても同じ端末を使い続ける場合、台帳の所属を更新するだけで済みます。更新しないと、翌年の棚卸で所在が分からなくなります。
回収できなかった場合の記録を残す
連絡が取れない、返却されない、という場合も、状況を台帳に残します。アカウントの停止と回線の停止を先に行い、物の回収は別に進めます。
紛失と故障が起きたとき
社給端末は持ち歩くものなので、紛失と故障は起きます。連絡の順番を決めておきます。
| 状況 | まずやること | 次にやること |
|---|---|---|
| 紛失・盗難 | 回線とアカウントを止める | 台帳に記録し、自社の規程に従って報告する |
| 故障 | 代替機を貸す | 台帳の状態を修理中にする |
| 破損（自損） | 状態を記録する | 修理か交換かを決める |
| 水没 | データの取り出しを検討する | 復旧の可否を確認する |
止めるのが先、報告は次
紛失の連絡を受けたら、回線とアカウントを止めるのが最優先です。経緯の確認はその後で構いません。止める手順を、誰でも実行できる形にしておきます。
代替機を数台持っておく
故障のたびに新規購入していると、時間がかかります。初期化済みの代替機を数台、在庫として持っておくと、その日のうちに渡せます。
報告しやすい形にする
紛失を責める運用にすると、報告が遅れます。止めることが目的だと伝えて、連絡先を明示しておくと、早く連絡が来ます。
工具や預り品との共通点
社給端末の貸与管理は、工具の貸出や預り品の管理と同じ形で持てます。違うのは中身です。
| 社給端末 | 工具 | 預り品 | |
|---|---|---|---|
| 持ち主 | 自社 | 自社 | お客様 |
| 追い方 | 1台1行 | 1台1行 | 1件1行 |
| 返却後の処理 | 初期化とアカウント停止 | 点検して棚へ | 返却して閉じる |
| 紛失時 | 情報の停止が最優先 | 探す。1か月で判断 | お客様への連絡が最優先 |
返却後の処理が要るのが端末の特徴
工具は返ってきたら棚に戻すだけですが、端末は初期化とアカウント停止という作業が残ります。ここを台帳の別の欄で管理するのが、端末ならではの部分です。
台帳の形は流用できる
1件1行で、貸した日と返った日を書く。この骨格は預り品や工具と同じなので、既存の様式に列を足す形でも始められます。管理の考え方は預り品の管理方法と共通です。
台数が増えたときの持ち方
社給端末の貸与管理は、台数によって適した形が変わります。無理に仕組みを大きくしないほうが続きます。
| 台数 | 向いている形 |
|---|---|
| 〜20台 | Excelの台帳1枚。年1回の棚卸 |
| 20〜100台 | 台帳＋回線一覧。半年に1回の棚卸 |
| 100台〜 | 資産管理の仕組みを検討する時期 |
台帳が合わなくなったら形を変える
台数が増えると、手作業の更新が追いつかなくなります。年1回の棚卸で合わない台数が増えてきたら、形を変える時期です。合っていない台帳は、無い台帳より判断を誤らせます。
移行するときも台帳は残す
仕組みを入れるときも、それまでの台帳が元になります。管理番号と貸与先が正しく入っている状態にしてから移すと、移行が短く済みます。
社給端末の貸与管理でつまずきやすい3つ
その1：初期化前の端末を棚に戻す
返ってきた端末をそのまま在庫の棚に置くと、初期化されないまま次の人に渡ることがあります。初期化待ちの場所を分けて、初期化日を台帳に書いてから棚へ移します。
その2：退職の当日に回収しようとする
最終出社日に持ってこないことがあります。退職手続きの一覧に端末の回収を入れて、人事と連携する形にすると、確実に回収できます。
その3：回線と端末を別々に管理している
端末は返却されたのに回線は生きたまま、という状態が続くと、使っていない回線の料金を払い続けることになります。台帳に回線番号を持って、年1回請求書と突き合わせます。
おまけ：予備機を「在庫」として台帳に載せる
貸与中の端末だけを台帳に載せると、すぐ貸せる予備が何台あるか分かりません。誰にも貸していない端末も「在庫」の状態で1行持つと、故障の連絡が来たときにその場で答えられます。初期化済みかどうかも同じ行で見えます。
社給端末の貸与管理は、1台1行の台帳と本体のシールで始められます。返却日と初期化日を別に持つ。この1点が、物の管理と情報の管理を両方成立させます。
よくある質問
- Q. 社給端末の台帳には、何を持たせればいいですか？
- 管理番号、機種と製造番号、回線番号、貸与先の氏名と所属、貸与日、返却日と初期化日、状態の7つで足ります。返却日と初期化日を別に持つのが要点で、返ってきたが初期化していない端末が見える状態になります。
- Q. 返却された端末は、すぐ在庫の棚に戻してよいですか？
- 初期化してから戻してください。そのまま棚に置くと、初期化されないまま次の人に渡ることがあります。初期化待ちの場所を分けておき、初期化日を台帳に書いてから在庫の棚へ移す形にすると防げます。
- Q. 退職者からの端末回収が遅れがちです。
- 退職手続きの一覧に端末の回収を入れて、人事と連携してください。健康保険証や社員証と同じ扱いにすると、最終出社日に確実に回収できます。あわせて、その日にアカウントの停止も行います。
- Q. 端末を紛失したという連絡を受けたら、まず何をしますか？
- 回線とアカウントを止めるのが最優先です。経緯の確認はその後で構いません。止める手順を、担当者以外でも実行できる形にしておいてください。報告を責める運用にすると連絡が遅れるので、止めることが目的だと伝えておきます。
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