消耗品の在庫管理 - 数えない・切らさない仕組みの作り方
手袋、養生テープ、ウエス、軍手。1つ数百円の物なのに、切らすと作業が止まります。かといって全部を在庫管理表に載せて数え始めると、管理の手間のほうが品物より高くつきます。消耗品の在庫管理は、数えないで済ませる形をどれだけ作れるかで決まります。
一般には、消耗品も在庫管理の対象として数量を把握するのがよいとされています。ただ実務では、単価の低い品目まで同じ精度で管理すると続きません。この記事では、消耗品の在庫管理を「数える品目」と「数えない品目」に分けたうえで、切らさないための仕組みを整理します。在庫管理全体の立て方は在庫管理の方法にまとめました。
この記事の内容（9項目）
- 消耗品の在庫管理は、数える品目を絞ることから
- 数えるのは20品目くらいで足りる
- 数えない品目こそ、置き場所を固定する
- 数えない消耗品を切らさない「二棚法」
- 奥の箱の量は、リードタイムで決める
- 空の箱を発注の合図にする
- 二棚法が向かない消耗品もある
- 補充の担当を1人に決める
- 相談が要る形にすると止まる
- 現場ごとに担当を分ける
- 担当が休む日を想定しておく
- 数える消耗品の在庫管理
- 発注点は「切れたときの痛み」で厚みを変える
- まとめ買いは置き場所と一緒に考える
- 使用量が急に増えたときに気づく
- 現場へ持ち出す消耗品の扱い
- 出庫として消すか、持出として追うか
- 戻す分があるなら、持出として追う
- 現場に置きっぱなしの在庫を年に1回見る
- 消耗品の在庫管理を軽く保つ
- 棚卸の対象からも外してよい
- 置き場所の地図を1枚作る
- 消耗品の使いすぎに気づく
- 補充の間隔を書いておく
- 使いすぎを叱る前に、置き方を見る
- 安い物ほど、まとめると効く
- 消耗品の在庫管理でつまずきやすい3つ
- その1：全品目を在庫管理表に載せる
- その2：気づいた人が発注する
- その3：現場に溜まった分を見ていない
- よくある質問
消耗品の在庫管理は、数える品目を絞ることから
消耗品の在庫管理でまず決めるのは、どこまでを数量で管理するかです。全部を数えると続かず、全部を目視にすると切らします。
| 区分 | あてはまる消耗品 | 管理のしかた |
|---|---|---|
| 数える | 切れると作業が止まる。単価が高い。特注品 | 在庫数と発注点を持つ |
| 数えない | すぐ買える。単価が安い。代わりが効く | 置き場所と補充の線だけ決める |
| 持ち出す | 現場へ持っていって使い切る | 持出の記録で追う。在庫としては数えない |
数えるのは20品目くらいで足りる
消耗品の在庫管理で数量まで持つ品目は、思っているより少なくて構いません。切れると本当に困るものだけを選ぶと、たいてい20品目前後に収まります。ここに発注点を置けば、欠品の大半は防げます。
数えない品目こそ、置き場所を固定する
数えないと決めた品目は、代わりに置き場所を固定します。同じ棚の同じ位置に常に置いてあれば、残りが少ないことは見れば分かります。数えない管理は、見て分かる状態を作ることで成立します。
数えない消耗品を切らさない「二棚法」
消耗品の在庫管理で古くから使われている形が、置き場所を2つに分ける方法です。数えずに発注のタイミングが決まります。
奥の箱の量は、リードタイムで決める
奥の箱に入れる量は、発注してから届くまでのあいだに使う量です。3日で届くなら3日ぶん、2週間かかるなら2週間ぶん。ここだけ品目ごとに考えれば、あとは箱が空くのを待つだけになります。
空の箱を発注の合図にする
空になった箱を決まった場所に置く、というルールにすると、発注する人は毎朝そこを見るだけで済みます。誰かが気づいて言う、という形にしないことが続けるコツです。
二棚法が向かない消耗品もある
使う量が月によって大きく変わる品目や、複数の現場が同時に取りにくる品目は、二棚法だと途中で足りなくなります。この場合は数量管理の側に入れて、発注点を持たせます。
補充の担当を1人に決める
消耗品の在庫管理が崩れる原因で多いのが、担当があいまいなことです。全員が気づいた人、という形は、全員が誰かがやると思う形と同じです。
| 決めること | 目安 |
|---|---|
| 補充を見る人 | 品目のまとまりごとに1人。倉庫担当と現場担当で分けてよい |
| 見る頻度 | 週1回。曜日を固定する |
| 見る場所 | 置き場所を回るだけ。表を先に見ない |
| 発注の権限 | 金額の上限を決めて、その範囲は相談なしで発注できるようにする |
相談が要る形にすると止まる
消耗品の発注に毎回上長の承認が要ると、そこで数日止まります。1回いくらまでは担当者の判断でよい、という線を決めるだけで、欠品はかなり減ります。金額の線は月次でまとめて確認すれば足ります。
現場ごとに担当を分ける
複数の現場や部署が同じ消耗品を使う場合、倉庫の担当1人ですべてを見るのは無理があります。現場ごとに補充を見る人を決めて、倉庫は元締めだけを持つ形にすると、切らす頻度が下がります。
担当が休む日を想定しておく
補充の担当が1人だけだと、その人が休んだ週に切れます。見る場所と手順を1枚にしておけば、代わりの人でも回せます。手順書というより、置き場所の地図があれば足ります。
数える消耗品の在庫管理
切れると困る消耗品は、数量と発注点を持ちます。ここは通常の在庫管理と同じ扱いです。
発注点は「切れたときの痛み」で厚みを変える
作業が止まる消耗品は厚めに、代わりが買える消耗品は薄めに。全品目を同じ計算で出す必要はありません。止まる品目だけ、1日あたりの使用量とリードタイムから発注点を出しておきます。
| 消耗品の性格 | 発注点の考え方 | 持ち方 |
|---|---|---|
| 切れると作業が止まる | リードタイム中の使用量＋2週間ぶん | 数量を管理する |
| 特注品・納期が長い | リードタイムを実績で測って厚めに | 数量を管理する。発注のたびに納期を記録 |
| すぐ買える汎用品 | 二棚法で足りる | 置き場所だけ固定する |
| 季節でしか使わない | 使う時期の前に一括発注 | 時期を決めて年に1〜2回見る |
まとめ買いは置き場所と一緒に考える
単価が下がるからとまとめて買うと、置き場所を圧迫します。下がる金額と、その量が占める棚の広さを並べて見ると判断が変わります。消耗品は単価が低いぶん、金額より場所の問題になりやすい品目です。
使用量が急に増えたときに気づく
いつもの倍のペースで減っているときは、何かが起きています。使い方が変わった、別の現場が取りにきている、無駄に使われている。補充の記録に「前回から何日で空いたか」を書いておくと、この変化に気づけます。
現場へ持ち出す消耗品の扱い
消耗品の在庫管理でややこしいのが、現場へ持っていく分です。倉庫からは出ているが、まだ使い切っていない状態が続きます。
出庫として消すか、持出として追うか
出庫として消す
記録は簡単。倉庫の在庫はすっきりする。
余って戻ってきた分が行き場を失う。
持出として追う
持出と戻しを突き合わせる手間がある。現場に何が残っているかが分かる。
使用量の実態が正しく取れる。
戻す分があるなら、持出として追う
使い切る前提の消耗品なら出庫として消して構いません。ただ、箱ごと持っていって半分戻る、という使い方をしている場合は、持出として追わないと数が合わなくなります。持出の記録のしかたは現場へ持ち出した資材の管理にまとめています。
現場に置きっぱなしの在庫を年に1回見る
現場の資材置き場には、たいてい消耗品が溜まっています。年に1回だけ現場側も数えると、倉庫で発注していた分が実は現場に眠っていた、というのが見つかります。
消耗品の在庫管理を軽く保つ
消耗品の在庫管理は、始めるより続けるほうが難しい領域です。手間を増やさない工夫を先に入れておきます。
| 手間が増える形 | 軽くする形 |
|---|---|
| 全品目の在庫数を毎週数える | 数えるのは20品目。残りは置き場所で見る |
| 発注のたびに承認をもらう | 金額の上限を決めて、範囲内は担当の判断で |
| 欲しい人が個別に依頼する | 補充の日を固定して、まとめて発注する |
| 棚卸で全消耗品を数える | 数量管理している品目だけ数える |
棚卸の対象からも外してよい
数えないと決めた消耗品を、棚卸のときだけ数えるのは筋が通りません。数量管理していない品目は、棚卸の対象からも外すと決めておくと、棚卸の時間が短くなります。金額として計上する必要がある場合は、まとめて概算で扱う方法もあります。
置き場所の地図を1枚作る
消耗品は数より場所です。何がどこにあるかを1枚の紙にして貼っておくと、探す時間と重複購入が同時に減ります。作るのに1時間、効果は毎日出ます。
消耗品の使いすぎに気づく
消耗品の在庫管理を続けていると、使う量そのものが変わったことに気づける場面が出てきます。ここは費用の話に直結します。
| 気づく手がかり | 疑うこと | 確かめ方 |
|---|---|---|
| 補充の間隔が半分になった | 別の現場も取りにきている | 持ち出し先を1週間だけ記録する |
| 特定の現場だけ消費が多い | 作業のやり方が違う | 現場に行って使い方を見る |
| 年度末に急に減る | 予算消化のまとめ買い | 発注の履歴を見る |
| 同じ物が複数の棚にある | 探せずに買い足している | 置き場所を1か所にまとめる |
補充の間隔を書いておく
補充したときに「前回から何日で空いたか」を1行書いておくと、変化に気づけます。数量を数えなくても、間隔だけで傾向は見えます。1年ぶんたまると、季節の波も分かります。
使いすぎを叱る前に、置き方を見る
同じ消耗品が複数の棚に分かれていると、探せずに新しい箱を開けます。結果として、開封済みの箱が増えて実際の消費が増えます。置き場所を1か所にまとめるだけで、消費が落ち着くことがあります。
安い物ほど、まとめると効く
1つ数十円の消耗品でも、年間で数千個使えば金額になります。単価の交渉より、使う量そのものを見るほうが効くのが消耗品の特徴です。補充の記録は、その材料になります。
消耗品の在庫管理でつまずきやすい3つ
その1：全品目を在庫管理表に載せる
単価10円の物まで在庫管理表に載せると、行数が増えて肝心の品目が埋もれます。切れると困る品目だけを表に載せると、表を見る意味が生まれます。載せない品目は、置き場所で管理します。
その2：気づいた人が発注する
担当が決まっていないと、切れてから気づきます。曜日と担当を決めて、置き場所を回るだけの5分にしておくと、続きます。表を見るのではなく、現物を見に行く形にするのがコツです。
その3：現場に溜まった分を見ていない
倉庫の在庫はゼロなのに、現場の棚には同じ物が積んである。消耗品ではよく起きます。年に1回、現場側も数える機会を作ると、この重複が見えます。
消耗品の在庫管理は、精度を上げるより手間を下げるほうに寄せると長続きします。数える品目を絞り、残りは置き方で解決する。この形が現実的です。
よくある質問
- Q. 消耗品も在庫管理表に載せるべきですか？
- 切れると作業が止まる品目だけで構いません。単価が安くすぐ買える品目まで載せると、行数が増えて表が見にくくなります。載せない品目は、置き場所を固定して見て分かる状態にするほうが実務的です。
- Q. 二棚法とはどういう方法ですか？
- 同じ消耗品を2つの箱に分けて置き、手前の箱が空になったら発注する方法です。奥の箱には、発注してから届くまでのあいだに使う量を入れておきます。数を数えなくても発注のタイミングが決まるので、単価の低い消耗品に向いています。
- Q. 消耗品の補充担当は分けたほうがいいですか？
- 倉庫と現場で分けるとうまくいくことが多いです。倉庫の担当が全部を見ようとすると、現場の使い方の変化に気づけません。品目のまとまりごとに1人決めて、見る曜日を固定してください。
- Q. 棚卸のとき、消耗品はどう扱いますか？
- 数量管理している品目だけを数え、それ以外は対象から外す形が現実的です。数えないと決めた品目を棚卸のときだけ数えると、そこで差異が出て原因も追えません。金額の計上が必要な場合は、まとめて概算で扱う方法もあります。
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